Uurtarief berekenen als adviesbureau: het model

De meeste adviesbureaus bepalen hun uurtarief op gevoel, met een blik op wat de buren rekenen. Dat werkt tot het moment dat je een jaar afsluit met een volle agenda en een magere winst, en niemand kan uitleggen waar het misging. Dit artikel geeft het rekenmodel, doet het volledig voor met concrete bedragen, en laat zien welke knop het hardst aan je tarief trekt. Spoiler: dat is niet het tarief zelf.

Het model in vier stappen

Een houdbaar uurtarief bestaat uit vier stappen, in deze volgorde:

1. Bepaal hoeveel uren je per medewerker écht kunt verkopen.
2. Bereken de integrale kostprijs per medewerker per jaar.
3. Deel kosten door declarabele uren: dat is je kostprijs per declarabel uur.
4. Tel de gewenste marge erbij en toets het resultaat aan de markt.

De grootste fout zit vrijwel altijd in stap 1. Wie rekent met 1.600 of 1.800 declarabele uren per fte, rekent zichzelf structureel arm.

Stap 1: declarabele uren, realistisch

Begin bij het bruto aantal uren en trek er af wat er nooit verkocht wordt.

Die laatste stap is waar het schuurt. Van de 1.750 uren dat iemand aanwezig is, gaat een deel op aan acquisitie, intern overleg, kennisontwikkeling, offertes schrijven en administratie. Voor een adviseur in een bureau met eigen sales en interne taken is 65 tot 75% een realistische bandbreedte. Boven de 80% zit je in de buurt van wat je alleen haalt met een detacheringsmodel waarin de consultant permanent bij de klant zit.

Ken je je eigen percentage niet, dan is dat het eerste dat je moet meten voordat je aan tarieven begint te rekenen. Wat er nodig is om dat cijfer betrouwbaar te krijgen staat in declarabiliteit verhogen; de basis is een urenregistratie waarin ook niet-declarabele tijd geboekt wordt, want zonder noemer is elk percentage een gok.

Stap 2: de integrale kostprijs per medewerker

Reken niet met het brutosalaris, maar met alles wat een medewerker jaarlijks kost, inclusief zijn aandeel in de overhead.

Dat overheadbedrag is de post die het vaakst te laag wordt ingeschat. Neem je totale bedrijfskosten, haal de directe loonkosten van declarabele medewerkers eraf, en deel de rest door het aantal declarabele fte's. Dan krijg je een getal dat klopt in plaats van een aanname. Bij bureaus tussen de 10 en 50 medewerkers ligt dat doorgaans tussen € 20.000 en € 35.000 per declarabele fte.

Stap 3: kostprijs per declarabel uur

€ 104.700 gedeeld door 1.225 declarabele uren = € 85,47 per declarabel uur.

Dit is je break-evenpunt. Elk uur dat je onder dit bedrag verkoopt, kost je geld, ook als het gevoel zegt dat je "de mensen toch al betaalt".

Stap 4: marge erbij, en toetsen

Marge reken je over de omzet, niet als opslag op de kostprijs. Het verschil is groter dan mensen denken: een opslag van 20% op € 85,47 geeft € 102,56 met een werkelijke marge van 16,7%. Wil je écht 20% marge, dan deel je door 0,8.

Voor dit voorbeeld komt een tarief van € 105 tot € 110 excl. btw neer op een gezonde marge van rond de 20%. Toets dat vervolgens aan wat je markt betaalt. Ligt je berekende tarief ver boven de markt, dan is het antwoord bijna nooit "dan maar minder marge", maar zit het probleem in stap 1 of 2.

De gevoeligheid die het meeste uitmaakt

Dit is het punt dat het rekenmodel de moeite waard maakt. Houd alle kosten gelijk en verlaag alleen de declarabiliteit van 70% naar 60%:

• Declarabele uren: 1.750 × 0,60 = 1.050
• Kostprijs per uur: € 104.700 / 1.050 = € 99,71
• Tarief bij 15% marge: € 117,31

Tien procentpunt declarabiliteit verschuift je benodigde tarief met bijna 17%. Geen enkele tariefonderhandeling levert zoveel op als tien punten declarabiliteit. En andersom: een bureau dat zijn tarief met 5% verhoogt terwijl de declarabiliteit met vijf punten daalt, gaat er netto op achteruit.

Daarom is het cijfer dat je wekelijks wilt zien niet je tarief maar je declarabiliteit. Welke acht cijfers daar verder bij horen staat in bureau-KPI's.

Lijsttarief tegenover gerealiseerd tarief

Je berekende tarief is wat je nodig hebt. Wat je krijgt is iets anders. Tussen beide zitten drie lekken:

• Korting bij de offerte. Een raamcontract met 10% staffelkorting haalt € 107 terug naar € 96,30.
• Uren die je niet factureert. Werk dat "erbij hoorde", meerwerk waar niemand een gesprek over durfde te voeren. Zie meerwerk factureren zonder discussie.
• Fixed price die uitloopt. Bij een vaste prijs is je gerealiseerde tarief simpelweg het factuurbedrag gedeeld door de geschreven uren. Loopt het project 20% uit, dan zakt je tarief met 17%.

Meet daarom altijd je gerealiseerde tarief: gefactureerd bedrag gedeeld door geschreven uren, per project en per medewerker. Dat getal is eerlijker dan je prijslijst. In het Insights-dashboard van Horixa staat het naast je declarabiliteit en je onderhanden werk, zodat het verschil tussen wat je rekent en wat je overhoudt geen jaarlijkse verrassing meer is.

Tarieven differentiëren

Eén tarief voor iedereen is administratief rustig en commercieel duur. Twee assen zijn de moeite waard:

Naar functieniveau. Een junior met € 45.000 loonkosten en dezelfde overhead komt op een kostprijs van ongeveer € 63 per declarabel uur; een partner met € 110.000 op ruim € 135. Eén gemiddeld tarief betekent dat je junioren te duur zijn om te verkopen en je senioren structureel te goedkoop.

Naar soort werk. Spoedwerk, werk buiten kantooruren en werk waarvoor een schaars specialisme nodig is, mag een eigen tarief hebben. In de praktijk regel je dat met tariefafspraken per uursoort, zodat de medewerker alleen de juiste soort kiest en het tarief vanzelf volgt.

De volledige inrichting voor deze sector staat op de pagina voor consultants en adviesbureaus.

Veelgestelde vragen

Hoeveel declarabele uren per jaar zijn realistisch? Bij 25 vakantiedagen, 7 feestdagen en 4% verzuim blijven er ongeveer 1.750 aanwezige uren over. Bij een declarabiliteit van 70% zijn dat 1.225 declarabele uren per fte per jaar. Rekenen met 1.600 of meer kan alleen in een detacheringsmodel.

Hoe bereken ik mijn uurtarief? Deel je integrale kosten per medewerker per jaar (loonkosten plus overhead) door het aantal declarabele uren, en deel dat resultaat door 1 min je gewenste margepercentage. In het voorbeeld: € 104.700 / 1.225 = € 85,47, gedeeld door 0,80 geeft € 106,84 bij 20% marge.

Wat is een normale overhead per fte? Bij adviesbureaus tussen de 10 en 50 medewerkers ligt de overhead doorgaans tussen € 20.000 en € 35.000 per declarabele fte per jaar. Bereken hem uit je eigen jaarcijfers: totale kosten min directe loonkosten van declarabele medewerkers, gedeeld door het aantal declarabele fte's.

Marge als opslag of als percentage van de omzet? Als percentage van de omzet, want zo staat het ook in je jaarrekening. Een opslag van 20% op de kostprijs levert maar 16,7% marge op. Deel de kostprijs door (1 min je margepercentage) om het goed te doen.

Wat is het verschil tussen lijsttarief en gerealiseerd tarief? Je lijsttarief is wat je vraagt, je gerealiseerde tarief is het gefactureerde bedrag gedeeld door de daadwerkelijk geschreven uren. Kortingen, niet-gefactureerde uren en uitgelopen fixed-priceprojecten zitten in het verschil. Stuur op het tweede getal.

Moet ik mijn tarief jaarlijks verhogen? Loonkosten stijgen met de cao en de inflatie, dus een tarief dat gelijk blijft, betekent een dalende marge. Reken het model jaarlijks opnieuw door met je actuele loonkosten, overhead en gemeten declarabiliteit, en pas het tarief aan op basis van die uitkomst in plaats van op een rond percentage.

---

Wil je je declarabiliteit en gerealiseerde tarief per medewerker zien in plaats van schatten? Probeer Horixa 14 dagen gratis, inclusief het Insights-dashboard.