Urenregistratie-software is een systeem waarin medewerkers hun gewerkte uren per dag of per week op een project en een uursoort schrijven, en waarin die uren daarna worden goedgekeurd, gerapporteerd en aan de klant gedeclareerd. Het schrijven zelf is het kleinste deel; de waarde zit in wat er daarna met de uren gebeurt. Horixa is gemaakt voor bureaus en adviesorganisaties waar geschreven uren op klantfacturen belanden en waar het verschil tussen een declarabel en een intern uur direct in de marge zit.
Declarabele uren bijhouden
Declarabele uren zijn de uren die je bij een klant in rekening kunt brengen; niet-declarabele uren zijn intern werk, acquisitie, opleiding en administratie. Het bijhouden begint bij de uursoorten: elke uursoort in Horixa heeft een eigen vinkje declarabel en een eigen tarief, en verlof en verzuim zijn een aparte eigenschap, los van declarabel. Een medewerker kiest bij het schrijven alleen het project en de uursoort; of het uur declarabel is en tegen welk tarief, volgt daaruit. Zo hoeft niemand per regel na te denken over facturering, en klopt de noemer voor de declarabiliteit: ook interne uren worden geschreven, alleen op een niet-declarabele soort.
| Uursoort | Declarabel | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Advies, ontwerp, ontwikkeling | Ja, tegen het tarief van de soort of van de klant | Uitvoerend werk aan een opdracht |
| Projectmanagement | Ja, als het is meebegroot | Overleg binnen de opdracht |
| Intern, acquisitie, opleiding | Nee | Teamoverleg, offertes schrijven |
| Verlof, ziekte | Nee, en gemarkeerd als verlof/verzuim | Telt mee in de capaciteit, niet in de productiviteit |
Uren declareren: van geschreven uur naar factuur
Uren declareren is de stap van goedgekeurde uren naar een factuurregel. In Horixa loopt dat in drie stappen zonder overtypen. Eerst de goedkeuring: beheerders, en projectleiders voor hun eigen projecten, keuren ingediende uren per week of per regel goed of af, zodat een verkeerd geboekt dagje nooit op de factuur komt. Dan het tarief: de dienst binnen het project bepaalt of de uren op nacalculatie, binnen een vaste prijs of binnen een abonnement vallen, en het tarief komt van de uursoort, of van een afwijkend tarief dat je per dienst op het project instelt. Tot slot de conceptfactuur: goedgekeurde nacalculatie-uren staan klaar als conceptregels, per klant gegroepeerd op project en uursoort, en met kosten, termijnen en abonnementen van dezelfde klant op dezelfde conceptfactuur. Deelfacturen en termijnen voor vaste-prijswerk, en retainer-verbruik tegen het maandbudget, gaan via dezelfde facturatiemodule. Meerwerk boek je op een aparte dienst, zodat het zichtbaar blijft in plaats van in het budget te verdwijnen.
Rapportage van uren
De weekstaat laat per medewerker zien welke dagen compleet zijn, en de wekelijkse herinnering gaat naar wie achterloopt. Daarbovenop staan in Insights (vanaf het pakket Groei) de rapportages waar een bureau op stuurt:
- Uren per maand, gesplitst in declarabel en niet-declarabel, met het percentage erbij.
- Productiviteit per medewerker over de afgelopen 28 dagen: welk deel van de geschreven uren declarabel was.
- Declarabiliteit per project: hoeveel uur er is geschreven en hoeveel daarvan factureerbaar is, naast het budget.
- Omzet per maand en topklanten, uit de facturen die uit diezelfde uren zijn ontstaan.
De urenoverzichten zijn als CSV te exporteren, en via de REST API en de MCP-server haal je dezelfde urendata op voor een eigen dashboard of om de AI-assistent te vragen wie vorige week onder de 60% zat.
Wat urenregistratie-software kost
Urenregistratie zit in elk Horixa-pakket, samen met CRM, projecten en facturatie. Start kost € 109 basislicentie per maand plus € 19,95 per gebruiker per maand, gerekend vanaf vijf gebruikers: € 208,75 per maand exclusief btw voor een team van vijf. Insights met de rapportages hierboven zit vanaf Groei. Wil je eerst de eisen op een rij: zie urenregistratie-software voor bureaus: 7 eisen; zit je nog in Excel, dan is de urenstaat-template het startpunt.