Bureau-KPI's: 8 cijfers die je wekelijks wilt zien
De meeste bureaus kijken één keer per maand naar cijfers, en dan naar de verkeerde. De omzet van vorige maand is een uitslag, geen stuurinformatie: op het moment dat je hem ziet, is er niets meer aan te doen. Dit artikel geeft acht getallen die je wekelijks wilt zien, met de formule erbij, een richtwaarde, en vooral de actie die erop volgt. Een KPI zonder bijbehorende actie is een grafiek.
Waarom wekelijks, en niet maandelijks
Een bureau stuurt op uren, en uren zijn per week gestructureerd. Een project dat uitloopt, loopt uit in weken. Een medewerker die onder zijn bezetting zit, zit dat een week lang. Kijk je maandelijks, dan is elk signaal gemiddeld drie weken oud, en dat is precies te laat om er nog met een gesprek of een verschuiving iets aan te doen.
De vuistregel: maandelijks kijk je naar resultaat, wekelijks naar de dingen die het resultaat nog kunnen veranderen. Vijf van de acht getallen hieronder vallen in die tweede categorie.
1. Declarabiliteit
Formule: declarabele uren gedeeld door aanwezige uren, per medewerker en voor het team.
Richtwaarde: 65 tot 75% voor een bureau met eigen sales en interne taken. Boven de 80% zit je in de buurt van een detacheringsmodel; onder de 60% verlies je structureel marge.
Waarom het bovenaan staat: dit is het cijfer met de grootste hefboom die je hebt. Tien procentpunt declarabiliteit verschuift het uurtarief dat je nodig hebt met bijna 17%, zoals doorgerekend in uurtarief berekenen als adviesbureau. Geen enkele tariefonderhandeling doet dat.
Actie bij afwijking: kijk niet naar het gemiddelde maar naar de spreiding. Eén medewerker op 45% verklaart een teamgemiddelde beter dan "het was een rustige week". De aanpak staat in declarabiliteit verhogen.
2. Gerealiseerd uurtarief
Formule: gefactureerd bedrag gedeeld door geschreven uren, per project en per medewerker.
Richtwaarde: binnen 10% van je lijsttarief. Zit je daar structureel onder, dan lekt er geld weg bij korting, niet-gefactureerde uren of uitgelopen fixed-priceprojecten.
Actie bij afwijking: zoek uit welke van de drie lekken het is. Ze vragen om totaal verschillende maatregelen: een commerciële afspraak, een facturatieproces, of een projectbeheersingsprobleem.
3. Onderhanden werk
Formule: gewerkt maar nog niet gefactureerd werk, in euro's en uitgedrukt in dagen omzet.
Richtwaarde: minder dan 45 dagen. Bij bureaus die maandelijks factureren is 20 tot 30 dagen normaal; alles boven de 60 dagen betekent dat je je klanten aan het financieren bent.
Waarom het wekelijks moet: onderhanden werk is het klassieke sluipende getal. Het loopt op zonder dat iemand een beslissing neemt, en het valt pas op als de bank belt.
Actie bij afwijking: kijk naar de ouderdom. Uren van vorige week zijn normaal, uren van drie maanden geleden zijn een probleem: hoe ouder de urenregel, hoe kleiner de kans dat je er nog een factuur voor kunt sturen zonder discussie.
4. Openstaande facturen ouder dan 30 dagen
Formule: de som van openstaande facturen waarvan de vervaldatum meer dan 30 dagen geleden is, plus de gemiddelde betaaltermijn in dagen.
Richtwaarde: minder dan 15% van je openstaande saldo. De gemiddelde betaaltermijn zou binnen 10 dagen van je afgesproken termijn moeten liggen.
Actie bij afwijking: dit is het getal waar automatisering het meeste oplevert, omdat de handeling zelf niemand vrolijk maakt. Automatische betalingsherinneringen na de vervaldatum en een betaallink met iDEAL op de factuur en in de herinnering halen de drempel weg bij de klant die simpelweg vergat te betalen. Dat is in de praktijk de meerderheid.
5. Budgetuitputting van lopende projecten
Formule: verbruikt budget als percentage, afgezet tegen de inhoudelijke voortgang.
Richtwaarde: het verschil tussen beide percentages blijft binnen 10 punten.
Waarom het zo werkt: een project op 70% van zijn budget is niet goed of slecht; dat hangt ervan af of het ook 70% klaar is. Het verschil tussen die twee is het enige signaal dat op tijd komt. Meer daarover in budgetoverschrijding op projecten.
Actie bij afwijking: bij meer dan 10 punten verschil is er precies één goed moment voor het gesprek met de klant, en dat is nu. Blijkt het meerwerk te zijn, voer het dan als apart meerwerk op in plaats van het in het projectbudget te laten verdwijnen.
6. Bezetting voor de komende acht weken
Formule: ingeplande uren gedeeld door beschikbare uren (contracturen min verlof min agenda-afspraken), per week vooruit.
Richtwaarde: 80 tot 90% voor de eerstvolgende twee weken, aflopend naar 40 tot 60% voor week zeven en acht. Een volgeboekte week acht is geen goed teken maar een acquisitieprobleem in wording, want er komt altijd werk tussendoor.
Actie bij afwijking: een gat in week vier is nog te vullen met acquisitie of naar voren gehaald werk. Een gat in week één vul je niet meer. Daarom is capaciteitsplanning vooruit kijken en geen urenverantwoording achteraf.
7. Gewogen pipeline tegenover je omzetdoel
Formule: de som van openstaande verkoopkansen vermenigvuldigd met hun slaagkans, afgezet tegen het omzetdoel van het komende kwartaal.
Richtwaarde: minimaal twee tot drie keer je doel. Ligt de gewogen waarde onder je doel, dan is het al te laat om dat kwartaal nog te repareren, want de doorlooptijd van een offerte tot een gestart project is bij dienstverleners zelden korter dan zes weken.
Actie bij afwijking: kijk naar de leeftijd van je verkoopkansen. Een pipeline die er goed uitziet maar waarin niets beweegt, is een lijst met hoop.
8. Ontbrekende uren
Formule: het aantal medewerkers dat vorige week minder dan 80% van zijn contracturen heeft geschreven.
Richtwaarde: nul, elke maandag.
Waarom dit de belangrijkste van de acht is: de andere zeven getallen komen allemaal uit geschreven uren. Ontbreken die uren, dan zijn je declarabiliteit, je onderhanden werk en je projectmarges niet fout maar onbekend, en dat is erger. Een bureau dat op maandagochtend nog 40% van de uren mist, stuurt de hele week op een schatting.
Actie bij afwijking: maak het schrijven makkelijker voordat je het afdwingt. Een weekstaat die in twee minuten klaar is, suggesties uit de agenda en een wekelijkse herinnering doen meer dan een mail van de directie.
Hoe je dit praktisch inricht
Acht getallen zijn te veel om handmatig bij te houden en te weinig om er een datawarehouse voor op te tuigen. Drie praktische regels:
Zet ze op één scherm. Als het samenstellen van het overzicht werk is, gebeurt het na drie weken niet meer. Het Insights-dashboard van Horixa toont declarabiliteit, onderhanden werk, omzet per maand en productiviteit per medewerker uit dezelfde administratie waarin de uren geschreven worden, dus zonder exportstap.
Laat de afwijking naar jou komen. Een wekelijkse digest die op maandagochtend meldt welke projecten over budget gaan, wie uren mist en welke facturen te lang openstaan, werkt beter dan een dashboard dat je moet openen. Het verschil zit in wie het initiatief neemt.
Bespreek er maximaal drie per week. Kies de drie waar deze week iets aan te doen is. De rest is context.
Welke cijfers voor jouw type bureau het zwaarst wegen, verschilt: bij marketingbureaus zijn dat doorgaans retainerbenutting en budgetuitputting, bij consultants en adviesbureaus declarabiliteit en bezetting.
Veelgestelde vragen
Wat zijn de belangrijkste KPI's voor een bureau? Declarabiliteit, gerealiseerd uurtarief, onderhanden werk, openstaande facturen ouder dan 30 dagen, budgetuitputting van lopende projecten, bezetting voor de komende acht weken, gewogen pipeline en ontbrekende uren. De eerste vier gaan over wat er gebeurd is, de laatste vier over wat er staat te gebeuren.
Wat is een goede declarabiliteit voor een bureau? 65 tot 75% van de aanwezige uren, voor een bureau met eigen acquisitie en interne taken. Meet het per medewerker en niet alleen als teamgemiddelde, want het gemiddelde verbergt precies de gevallen waar je iets aan kunt doen.
Hoeveel onderhanden werk is te veel? Uitgedrukt in dagen omzet is minder dan 45 dagen een redelijke grens, en 20 tot 30 dagen normaal bij maandelijkse facturatie. Belangrijker dan het totaal is de ouderdom: uren van meer dan twee maanden oud zijn moeilijk alsnog te factureren.
Hoe vaak moet ik naar deze cijfers kijken? Wekelijks, op een vast moment, bij voorkeur maandagochtend. Maandelijks is te laat voor de vijf getallen die vooruitkijken, en dagelijks levert ruis op zonder extra stuurinformatie.
Wat is het verschil tussen een leading en een lagging indicator? Een lagging indicator meet het resultaat (omzet, gerealiseerd tarief), een leading indicator voorspelt het (bezetting, pipeline, ontbrekende uren). Bureaus rapporteren vrijwel altijd te veel lagging en te weinig leading, waardoor rapportages kloppen maar niets veranderen.
Heb ik hier een aparte BI-tool voor nodig? Voor deze acht niet, mits ze uit één administratie komen. Een aparte BI-tool wordt pas interessant als je bronnen wilt combineren die niet in je projectadministratie zitten. Zolang uren, projecten, kosten en facturen in hetzelfde systeem staan, is een extra tool vooral een extra exportstap.
Wil je deze cijfers wekelijks binnenkrijgen in plaats van ze samen te stellen? Probeer Horixa 14 dagen gratis, inclusief het Insights-dashboard en de wekelijkse digest.