Een marketingbureau verschilt op drie punten van de meeste dienstverleners: het werk loopt in retainers naast projecten, er wordt voor de klant ingekocht, en het team schrijft niet graag uren. Wie software voor een bureau uitkiest, kan die drie het beste als eerste testen. De rest verschilt nauwelijks tussen pakketten.
Retainers en projecten in één administratie
Een retainer, strippenkaart of vast maandbudget is in Horixa een dienst met facturatiemethode "abonnement": er gaat elke maand automatisch een vast bedrag op de conceptfactuur, terwijl de geschreven uren gewoon op die dienst blijven staan. Daardoor zie je per klant twee dingen tegelijk: wat je factureert, en wat je er werkelijk aan besteedt. Zit een klant al in week drie op zijn maandbudget, dan is dat een gesprek dat je nu kunt voeren in plaats van bij de kwartaalevaluatie.
Naast die retainer kan dezelfde klant een campagne op nacalculatie hebben en een website voor een vaste prijs. Elke dienst op het project heeft zijn eigen methode en zijn eigen tarief per uursoort, dus ze hoeven niet in aparte administraties. Zie projecten en budgetbewaking.
| Soort werk | Facturatiemethode | Wat je bewaakt |
|---|---|---|
| Retainer of vast maandbudget | Abonnement | Benutting: geschreven uren tegen het maandbedrag |
| Campagne op uurbasis | Nacalculatie | Urenbudget per dienst, met signaal vóór overschrijding |
| Website of eenmalige productie | Vaste prijs | Termijnen en de marge op de vaste prijs |
Freelancers, media en drukwerk doorbelasten
Dit is het punt waarop een bureau afwijkt van een adviesbureau: een flink deel van de kosten is inkoop voor de klant. Een ingehuurde motion designer, een advertentiebudget, drukwerk, stockbeeld, licenties. Zolang die kosten alleen in de boekhouding staan, ziet je projectrendement er te mooi uit en vergeet je een deel door te belasten.
In Horixa leg je een inkoopfactuur van je leverancier vast en wijs je die toe aan een of meer projecten, of je voert een losse kostenregel in. Per kostenregel bepaal je wat de klant betaalt: een vast bedrag, de kostprijs plus een opslag, of de kostprijs zelf. Doorbelaste kosten komen daarna automatisch als factuurregel op de conceptfactuur, met hun eigen btw-tarief. Bonnen en leveranciersfacturen kun je laten inlezen met AI, zodat je niet zit te typen.
Uren schrijven dat je team volhoudt
Dat een bureau zijn uren niet compleet heeft, is geen discipline- maar een ontwerpprobleem: hoe minder handelingen, hoe completer de weekstaat. Horixa heeft een weekstaat, een agenda-weergave, invoer op de telefoon, en urensuggesties uit je eigen agenda-afspraken.
Daarnaast is er een herinnering die niet iedereen om maandagochtend acht uur bereikt: hij gaat alleen naar medewerkers die vorige week onder de 80% van hun contracturen bleven, staat standaard uit, en is per medewerker of voor het hele team aan te zetten. Meer geschreven uren is direct meer gefactureerde uren, en het verschil zit vaak in de laatste twee uur van de week. Zie urenregistratie en het artikel over declarabiliteit verhogen.
Maandafsluiting
Bij de maandafsluiting maakt Horixa conceptfacturen per klant uit vier bronnen tegelijk: goedgekeurde uren, vervallen termijnen, abonnementsdiensten die deze maand nog niet gefactureerd zijn, en doorbelaste kosten. Je loopt de concepten na, past aan waar nodig en verstuurt. Facturen gaan met je eigen briefpapier de deur uit, in de taal die per klant is ingesteld, met een betaallink via iDEAL erop als je dat wilt. Zie facturatie.
Naast je projecttool, niet in plaats daarvan
De meeste bureaus willen hun taakbord houden. Horixa is de zakelijke laag eronder: uren, budgetten, inkoop en facturen. Koppelen gaat via de open REST API (48 paden) en webhooks met HMAC-ondertekening op gebeurtenissen als een aangemaakt project, geschreven uren, een gewonnen kans en een betaalde factuur. Let op: er is geen kant-en-klare app in Zapier of Make, dus die koppeling maak je daar zelf met een API-key. Zie API en developers.