Declarabiliteit verhogen: zo haal je 5% meer factureerbare uren uit je team

Vijf procent meer declarabele uren klinkt bescheiden, maar reken even mee: bij een bureau van tien mensen met een gemiddeld uurtarief van € 95 en 1.400 werkbare uren per persoon per jaar is 5% ruim € 66.000 extra omzet per jaar — zonder één nieuwe klant, zonder één extra werkuur. Declarabiliteit is daarmee de krachtigste knop waar een dienstverlener aan kan draaien. Toch sturen veel bureaus er nauwelijks op, simpelweg omdat de cijfers niet zichtbaar zijn.

Eerst meten: wat is je declarabiliteit eigenlijk?

Declarabiliteit (of productiviteit) is het percentage van de gewerkte uren dat je bij een klant in rekening kunt brengen. Twee valkuilen bij het meten:

Meet tegen contracturen, niet tegen geschreven uren. Wie alleen declarabele uren registreert en de rest weglaat, meet zichzelf rijk. Pas als álle uren geschreven worden — ook intern werk, acquisitie en opleiding — zie je waar de tijd werkelijk heen gaat. De vuistregel voor een gezond bureau: 60 tot 75% declarabel voor uitvoerende rollen; leidinggevenden en sales zitten daar logischerwijs onder.

Reken per persoon én per week. Een maandgemiddelde over het hele team verbergt precies de informatie die je nodig hebt: die ene collega die structureel op 45% zit, of die week waarin een heel team intern werk deed omdat een project stil lag.

De vijf grootste lekken (en hoe je ze dicht)

1. Uren die nooit geschreven worden. Het klassieke lek: aan het einde van de week reconstrueren wat je dinsdag deed. Wat je vergeet, is verdwenen — en dat is zelden intern werk, want dat voelt "klein". Onderzoek naar tijdregistratie wijst steeds dezelfde kant op: hoe langer je wacht met schrijven, hoe meer factureerbare tijd verdampt. De oplossing is drempelverlaging: een weekstaat die in seconden invult, een timer voor wie dat prettig vindt, en een automatische herinnering bij een onvolledige week.

2. Niet-gefactureerd meerwerk. "Dat kwartiertje extra" op een vaste-prijsklus, tien keer per maand. Zonder registratie per project zie je nooit dat een klus structureel uitloopt — en zonder dat inzicht is het gesprek over meerwerk met de klant kansloos. Boek meerwerk daarom op een aparte dienst of uursoort, zodat het zichtbaar blijft in plaats van weg te smelten in het projectbudget.

3. Te ruim afronden — naar beneden. Wie uren pas achteraf inschat, rondt systematisch af in het nadeel van het bureau: 50 minuten wordt "een half uurtje". Per keer verwaarloosbaar, over een jaar een vol tarief-percentage.

4. Interne uren zonder eigenaar. Overleg, mail, "even meekijken": intern werk is nodig, maar zonder categorie en zonder budget groeit het onbeperkt. Geef interne tijd een eigen uursoort en een norm per rol. Wat je meet, krimpt vanzelf.

5. De bank tussen projecten. Medewerkers die tussen twee klussen in "wel iets te doen hebben" — alleen niets declarabels. Dit is geen urenregistratie- maar een planningsprobleem: met een capaciteitsplanning die contracturen, verlof en agenda's naast de projectbezetting legt, zie je gaten wéken van tevoren in plaats van achteraf in het productiviteitsrapport.

Maak het zichtbaar — voor iedereen

De grootste cultuurverandering is niet strenger controleren, maar terugkoppelen. Een medewerker die elke maandag ziet dat hij vorige week 68% declarabel was (en wat het teamgemiddelde is), stuurt zichzelf. Een teamlead die per project ziet hoeveel van het budget verbruikt is, grijpt in vóór de overschrijding. Concreet werkt dit zo:

Wekelijks productiviteitsoverzicht per medewerker, gemeten tegen contracturen — niet om af te rekenen, maar om het gesprek te openen.
Budgetbalk per project, zichtbaar voor het hele projectteam, met een waarschuwing ruim vóór de 100%.
Maandelijkse review van niet-declarabele categorieën: welke interne post groeide, en was dat de bedoeling?

Let daarbij op de balans: declarabiliteit is een stuurgetal, geen afrekeninstrument. Wie er een individuele bonus aan hangt, krijgt creatief geschreven uren in plaats van meer omzet.

Wat het oplevert

Terug naar de rekensom. De vijf lekken hierboven kosten een gemiddeld bureau samen geen 5 maar eerder 8 tot 12% van de factureerbare tijd. Wie alleen het schrijfgedrag verbetert (lek 1 en 3) pakt doorgaans al 3 tot 5 procentpunt; meerwerk zichtbaar maken en strakker plannen doen de rest. Het rendement is direct: elke gewonnen procentpunt declarabiliteit valt vrijwel één-op-één in de marge.

Veelgestelde vragen

Wat is een goede declarabiliteit voor een bureau? Voor uitvoerende medewerkers is 60–75% van de contracturen gezond; boven de 80% is zelden vol te houden en gaat ten koste van ontwikkeling en interne kwaliteit. Voor het hele bureau (inclusief management en sales) is 55–65% een realistische bandbreedte.

Moet iedereen alle uren schrijven, ook intern werk? Ja. Alleen met volledige registratie kun je declarabiliteit tegen contracturen meten en zie je waar niet-declarabele tijd heen gaat. Maak intern schrijven wel zo licht mogelijk: enkele vaste categorieën volstaan.

Hoe voorkom ik dat sturen op declarabiliteit als controle voelt? Deel de cijfers met de medewerker zelf in plaats van erover te praten zonder hem. Gebruik teamgemiddelden in plaats van ranglijsten, en bespreek structurele afwijkingen als planningsvraag ("krijg jij genoeg declarabel werk?") in plaats van als prestatieprobleem.

Helpt software hier echt bij? Software lost het gedrag niet op, maar verlaagt de drempels die het gedrag veroorzaken: snel uren schrijven, automatische herinneringen bij onvolledige weken, budgetbewaking per project en een productiviteitsoverzicht dat er gewoon is in plaats van dat iemand het maandelijks in Excel moet bouwen.

Benieuwd waar jouw team staat? In Horixa zie je declarabiliteit per medewerker en per project standaard in je inzichten — en de weekstaat is zo licht dat hij ook echt wordt ingevuld. Probeer Horixa 14 dagen gratis.