Declarabiliteit berekenen en verhogen
Declarabiliteit bereken je door de declarabele uren te delen door het totaal aantal uren, en het verhogen begint bij de noemer: pas als álle uren geschreven worden zie je waar de factureerbare tijd weglekt. Een medewerker die van 40 gewerkte uren er 28 op klantwerk schrijft, zit op 70%. Wat declarabiliteit precies is, welke woorden ervoor in omloop zijn en wat een gezonde norm is voor een adviesbureau, staat op software voor consultants en adviesbureaus; dit artikel gaat over de rekensom en over het verhogen.
Eerst de formule en de valkuil van de verkeerde noemer, dan hoeveel declarabele uren per jaar realistisch zijn, en tot slot de vijf lekken waar factureerbare tijd verdwijnt.
Of je het nu declarabiliteit, factureerbaarheid of productiviteit noemt (in Engelstalige software billable utilization): het is dezelfde ratio, en welke term je kiest maakt niet uit. Waar het wél op aankomt, is waar je tegen afzet. Dat bepaalt of 65% goed of slecht nieuws is.
Wat zijn declarabele uren?
Declarabele uren zijn de uren die aan een klantopdracht toe te rekenen zijn en waarvoor die klant betaalt, direct via een uurtarief, of indirect binnen een vaste prijs of retainer. Niet-declarabele uren zijn álle overige gewerkte tijd. De grens loopt niet tussen "nuttig" en "niet nuttig": acquisitie en interne kwaliteit zijn hard nodig, ze zijn alleen niet factureerbaar.
| Meestal declarabel | Meestal niet declarabel |
|---|---|
| Uitvoerend werk aan een klantopdracht | Interne vergaderingen en teamoverleg |
| Klantoverleg binnen de opdracht | Acquisitie, offertes schrijven, pitches |
| Onderzoek en voorbereiding voor de opdracht | Opleiding en persoonlijke ontwikkeling |
| Projectmanagement dat is meebegroot | Administratie, HR, interne projecten |
| Reistijd (als het contract dat toestaat) | Herstelwerk na een eigen fout |
| Meerwerk dat als meerwerk is vastgelegd | Meerwerk dat niemand heeft vastgelegd |
Die laatste regel is geen woordspeling maar de duurste categorie van allemaal: werk dat de klant wél heeft gekregen en nooit heeft betaald.
Declarabiliteit berekenen: de formule
De formule zelf is simpel:
declarabiliteit = declarabele uren ÷ totaal aantal uren × 100%
De vraag is welk getal onder de streep staat. Er zijn twee gangbare noemers, en ze geven een heel ander percentage voor precies hetzelfde werk:
1. Tegen contracturen. Alles waarvoor je iemand betaalt: 40 uur per week, 2.080 uur per jaar bij fulltime. Verlof, feestdagen en ziekte tellen mee in de noemer. Dit is het eerlijkste getal voor een bureau, want zo duur is de medewerker daadwerkelijk.
2. Tegen aanwezige uren. De uren dat iemand er werkelijk was, dus ná aftrek van verlof, feestdagen en verzuim. Dit getal is hoger en zegt meer over hóé iemand zijn werkweek besteedt.
Een rekenvoorbeeld met dezelfde medewerker:
| Uren | Declarabiliteit | |
|---|---|---|
| Declarabele uren in het jaar | 1.200 | |
| Tegen contracturen | 2.080 | 58% |
| Tegen aanwezige uren | 1.730 | 69% |
Elf procentpunt verschil, zelfde persoon, zelfde jaar. Spreek daarom binnen het bureau één noemer af en zet erbij welke het is, anders vergelijk je volgend kwartaal appels met peren.
Hoeveel declarabele uren per jaar zijn realistisch?
Reken van bruto contracturen naar wat er overblijft, bij een fulltime contract van 40 uur:
| Uren | |
|---|---|
| Bruto contracturen (52 × 40) | 2.080 |
| − vakantie (25 dagen) | −200 |
| − feestdagen (gemiddeld 7 werkdagen) | −56 |
| − ziekteverzuim (landelijk ruim 5%) | −90 |
| Aanwezige uren | ≈ 1.730 |
Op die 1.730 aanwezige uren is 60 tot 75% declarabel gezond voor een uitvoerende rol. Dat komt neer op 1.040 tot 1.300 declarabele uren per jaar. Tegen contracturen gemeten is exact dezelfde bandbreedte 50 tot 62%: geen andere norm dus, maar dezelfde norm door een andere noemer. Wie 65% van de contracturen als doel stelt, vraagt in werkelijkheid om 1.350 declarabele uren en dus om structureel overwerk.
| Rol | Declarabel (van aanwezige uren) | Declarabele uren per jaar |
|---|---|---|
| Uitvoerend (consultant, developer, designer) | 60–75% | 1.040–1.300 |
| Projectleider / teamlead | 40–60% | 700–1.040 |
| Directie, sales, staf | 0–30% | 0–520 |
| Bureaugemiddelde | 55–65% | 950–1.125 |
Boven de 80% is zelden vol te houden: dan gaat het ten koste van ontwikkeling, acquisitie en interne kwaliteit, en zie je het een jaar later terug in verloop. Structureel onder de norm is meestal geen luiheid maar een planningsprobleem. Daarover hieronder meer.
Wat die percentages waard zijn: bij een bureau van tien mensen met een gemiddeld tarief van € 95 is 5 procentpunt hogere declarabiliteit ruim 86 uur per persoon per jaar, samen ruim € 82.000 extra omzet, zonder één nieuwe klant en zonder één extra werkuur.
Eerst meten, dan sturen
Twee valkuilen bij het meten, voordat je aan verhogen begint:
Schrijf álle uren, niet alleen de declarabele. Wie alleen klantwerk registreert, meet zichzelf rijk: de noemer klopt niet meer en het lek blijft onzichtbaar. Pas als ook intern werk, acquisitie en opleiding geschreven worden, zie je waar de tijd werkelijk heen gaat.
Reken per persoon én per week. Een maandgemiddelde over het hele team verbergt precies de informatie die je nodig hebt: die ene collega die structureel op 45% zit, of die week waarin een team intern werk deed omdat een project stil lag.
De vijf grootste lekken (en hoe je ze dicht)
1. Uren die nooit geschreven worden. Het klassieke lek: aan het einde van de week reconstrueren wat je dinsdag deed. Wat je vergeet, is verdwenen, en dat is zelden intern werk, want dat voelt "klein". Hoe langer je wacht met schrijven, hoe meer factureerbare tijd verdampt. De oplossing is drempelverlaging: een weekstaat die in seconden invult, een timer voor wie dat prettig vindt, en een automatische herinnering bij een onvolledige week.
2. Niet-gefactureerd meerwerk. "Dat kwartiertje extra" op een vaste-prijsklus, tien keer per maand. Zonder registratie per project zie je nooit dat een klus structureel uitloopt, en zonder dat inzicht is het gesprek over meerwerk met de klant kansloos. Boek meerwerk daarom op een aparte dienst of uursoort, zodat het zichtbaar blijft in plaats van weg te smelten in het projectbudget.
3. Te ruim afronden, naar beneden. Wie uren pas achteraf inschat, rondt systematisch af in het nadeel van het bureau: 50 minuten wordt "een half uurtje". Per keer verwaarloosbaar, over een jaar een vol tarief-percentage.
4. Interne uren zonder eigenaar. Overleg, mail, "even meekijken": intern werk is nodig, maar zonder categorie en zonder budget groeit het onbeperkt. Geef interne tijd een eigen uursoort en een norm per rol. Wat je meet, krimpt vanzelf.
5. De bank tussen projecten. Medewerkers die tussen twee klussen in "wel iets te doen hebben", alleen niets declarabels. Dit is geen urenregistratie- maar een planningsprobleem: met een capaciteitsplanning die contracturen, verlof en agenda's naast de projectbezetting legt, zie je gaten wéken van tevoren in plaats van achteraf in het productiviteitsrapport.
Maak het zichtbaar, voor iedereen
De grootste cultuurverandering is niet strenger controleren, maar terugkoppelen. Een medewerker die elke maandag ziet dat hij vorige week 68% declarabel was (en wat het teamgemiddelde is), stuurt zichzelf. Een teamlead die per project ziet hoeveel van het budget verbruikt is, grijpt in vóór de budgetoverschrijding. Concreet werkt dit zo:
- Wekelijks productiviteitsoverzicht per medewerker, gemeten tegen een vaste noemer, niet om af te rekenen, maar om het gesprek te openen.
- Budgetbalk per project, zichtbaar voor het hele projectteam, met een waarschuwing ruim vóór de 100%.
- Maandelijkse review van niet-declarabele categorieën: welke interne post groeide, en was dat de bedoeling?
Let daarbij op de balans: declarabiliteit is een stuurgetal, geen afrekeninstrument. Wie er een individuele bonus aan hangt, krijgt creatief geschreven uren in plaats van meer omzet.
Wat het oplevert
De vijf lekken hierboven kosten een gemiddeld bureau samen geen 5 maar eerder 8 tot 12% van de factureerbare tijd. Wie alleen het schrijfgedrag verbetert (lek 1 en 3) pakt doorgaans al 3 tot 5 procentpunt; meerwerk zichtbaar maken en strakker plannen doen de rest. Wil je bij het meten uit de spreadsheet blijven: in de urenstaat-template staat de formule waarmee je declarabiliteit in Excel uitrekent.
Veelgestelde vragen
Hoe bereken je declarabiliteit? Declarabele uren gedeeld door het totaal aantal uren, maal 100%. Spreek af welke noemer je gebruikt: contracturen (alles waarvoor je iemand betaalt) of aanwezige uren (na verlof, feestdagen en verzuim). Dezelfde 1.200 declarabele uren geven 58% tegen contracturen en 69% tegen aanwezige uren.
Wat zijn declarabele uren? Uren die aan een klantopdracht toe te rekenen zijn en waarvoor de klant betaalt: via een uurtarief, een vaste prijs of een retainer. Uitvoerend werk, klantoverleg en meebegroot projectmanagement tellen mee; interne vergaderingen, acquisitie, opleiding en administratie niet.
Hoeveel declarabele uren per jaar zijn haalbaar? Bij een fulltime contract blijven na verlof, feestdagen en verzuim ongeveer 1.730 aanwezige uren over. Daarvan is 60 tot 75% declarabel gezond voor een uitvoerende rol: 1.040 tot 1.300 declarabele uren per jaar. Projectleiders zitten lager, directie en sales nog lager.
Wat is het verschil tussen declarabiliteit en bezettingsgraad? Declarabiliteit kijkt terug: welk deel van de gewerkte tijd was factureerbaar. Bezettingsgraad kijkt vooruit: welk deel van de beschikbare capaciteit is al ingepland. Het eerste is een verantwoordingsgetal, het tweede een planningsgetal. Je hebt ze allebei nodig.
Moet iedereen alle uren schrijven, ook intern werk? Ja. Alleen met volledige registratie klopt de noemer en zie je waar niet-declarabele tijd heen gaat. Maak intern schrijven wel zo licht mogelijk: enkele vaste categorieën volstaan.
Hoe voorkom ik dat sturen op declarabiliteit als controle voelt? Deel de cijfers met de medewerker zelf in plaats van erover te praten zonder hem. Gebruik teamgemiddelden in plaats van ranglijsten, en bespreek structurele afwijkingen als planningsvraag ("krijg jij genoeg declarabel werk?") in plaats van als prestatieprobleem.
Helpt software hier echt bij? Software lost het gedrag niet op, maar verlaagt de drempels die het gedrag veroorzaken: snel uren schrijven, automatische herinneringen bij onvolledige weken, budgetbewaking per project en een productiviteitsoverzicht dat er gewoon is in plaats van dat iemand het maandelijks in Excel moet bouwen.
Benieuwd waar jouw team staat? In Horixa zie je declarabiliteit per medewerker en per project standaard in je inzichten, en de weekstaat is zo licht dat hij ook echt wordt ingevuld. Probeer Horixa 14 dagen gratis.