Onderhanden werk (OHW) berekenen en verlagen: praktische gids

Onderhanden werk is het minst sexy getal van je bureau — en een van de belangrijkste. Het is de waarde van al het werk dat je hebt verricht maar nog niet hebt gefactureerd: geld dat je al hebt "verdiend", maar dat nog bij de klant op de rekening staat. Een bureau met € 2 miljoen omzet en zes weken OHW heeft permanent zo'n € 230.000 uitstaan aan werk dat nog niet eens gefactureerd is — bovenop de gewone debiteuren. Zo bereken je het, en belangrijker: zo krijg je het omlaag.

De formule

OHW = waarde verricht werk − al gefactureerd (voor datzelfde werk)

Per project tel je op:

Nacalculatie-uren: geschreven (goedgekeurde) uren × afgesproken uurtarief, voor zover nog niet gefactureerd.
Vaste-prijsprojecten: voortgang × aanneemsom, minus de al gefactureerde termijnen. Voortgang benader je praktisch met bestede uren gedeeld door begrote uren (maximeer op 100%).
Abonnementen: geleverde maar nog niet gefactureerde periodes.

Trek daar per project de gefactureerde bedragen voor af. Een negatieve uitkomst kan: dan heb je vooruit gefactureerd (vooruitgefactureerde termijnen) — boekhoudkundig geen OHW maar een vooruitontvangen post.

Rekenvoorbeeld. Project Websitebouw: aanneemsom € 40.000, begroot 400 uur, besteed 250 uur → voortgang 62,5% → verricht werk € 25.000. Gefactureerd: startfactuur € 12.000 + termijn € 8.000 = € 20.000. OHW = € 5.000. Daarnaast 38 goedgekeurde meerwerk-uren à € 95 die nog niet op een factuur staan: + € 3.610. Totaal voor dit project: € 8.610.

Waarom een hoog OHW pijn doet

OHW is voorgefinancierd werk: jij hebt de salarissen al betaald, het geld komt pas na factureren plus betaaltermijn binnen. Elke week OHW is dus een week extra werkkapitaal dat je moet aanhouden. Daarnaast is oud OHW steeds moeilijker te factureren — de vuistregel uit de praktijk: hoe ouder het onderhanden werk, hoe groter de kans op afboeken. Uren van drie maanden geleden roepen bij de klant discussie op; uren van vorige week niet.

Gezond is een OHW van twee tot vier weken omzet. Zit je structureel daarboven, dan zit het lek vrijwel altijd in een van de vijf oorzaken hieronder.

Vijf maatregelen die OHW structureel verlagen

1. Factureer maandelijks, zonder uitzondering. De grootste OHW-post is meestal simpelweg "nog niet gefactureerd". Een vast maandritme waarin conceptfacturen automatisch klaarstaan — goedgekeurde uren, vervallen termijnen, abonnementen — haalt in één keer weken uit je OHW.

2. Keur uren wekelijks goed. Uren die op goedkeuring wachten, kunnen niet op een factuur. Een wekelijkse goedkeuringsronde in plaats van een maandelijkse haalt gemiddeld anderhalve week uit de keten.

3. Verdeel vaste prijzen in termijnen. Fixed fee zonder termijnschema is gegarandeerd OHW: al het werk staat uit tot de oplevering. Een startbedrag plus maandelijkse termijnen houdt facturatie en voortgang in de pas.

4. Factureer meerwerk direct. Meerwerk dat "meegaat met de eindafrekening" is dubbel risico: het verhoogt het OHW én de kans op discussie. Apart en snel factureren.

5. Maak OHW zichtbaar per projectleider. Wat niemand ziet, groeit. Een dashboard dat OHW per project en per verantwoordelijke toont — zoals Horixa Insights dat realtime uit uren, tarieven en facturen berekent — maakt het een stuurgetal in plaats van een jaarafsluitingsverrassing.

OHW in de boekhouding

Voor de jaarrekening waardeer je OHW doorgaans tegen kostprijs of, onder voorwaarden, naar rato van voortgang (percentage-of-completion); winstneming op onderhanden projecten kent eigen regels. Stem de waarderingsgrondslag af met je accountant — dit artikel gaat over de sturing, niet over de verslaggeving.

Veelgestelde vragen

Is OHW hetzelfde als debiteuren? Nee. Debiteuren zijn verstuurde maar onbetaalde facturen; OHW is verricht werk dat nog niet eens gefactureerd is. De totale keten van werk naar geld is OHW + debiteurentermijn samen.

Hoe vaak moet ik OHW meten? Maandelijks als minimum, wekelijks als je actief aan het verlagen bent. Met een systeem dat uren, tarieven en facturen combineert is het geen berekening meer maar een dashboard.

Wat is een gezond OHW-niveau voor een bureau? Twee tot vier weken omzet. Boven de zes weken financier je structureel je klanten en wordt afboeken van oude uren waarschijnlijk.

Telt niet-declarabel werk mee in OHW? Nee — interne uren hebben geen factuurwaarde. Maar registreer ze wél, anders lijkt je voortgang op vaste-prijsprojecten gunstiger dan hij is.

OHW realtime in beeld in plaats van bij de jaarafsluiting? Probeer Horixa 14 dagen gratis — uren, termijnen en facturen in één systeem, met OHW en omzet per maand in Insights.