Factureren in termijnen: zo richt je termijnfacturatie goed in
Een vaste-prijsproject van € 45.000 dat pas bij oplevering wordt gefactureerd, betekent maandenlang voorfinancieren: jouw team maakt de uren, de klant houdt het geld. Termijnfacturatie lost dat op — mits goed ingericht. Slecht ingericht levert het juist gedoe op: vergeten termijnen, discussies over wat er "af" is en een administratie die niet meer aansluit. Zo richt je het goed in.
Kies een schema dat bij het project past
Op kalenderdata. Bijvoorbeeld 30% bij start, daarna maandelijks gelijke delen. Het simpelste schema: voorspelbaar voor de klant, planbaar voor jouw cashflow, en niet afhankelijk van discussie over voortgang. Voor de meeste bureau-projecten van drie tot twaalf maanden is dit de beste keuze.
Op mijlpalen. Factureren bij afronding van een fase ("na akkoord ontwerp"). Voelt eerlijk, maar heeft een addertje: de factuurdatum hangt af van iets wat vertraagd kan worden — ook door de klant. Gebruik mijlpaaltermijnen alleen als de mijlpaal objectief vaststelbaar is en leg vast wat er gebeurt als de vertraging bij de klant ligt (bijvoorbeeld: uiterlijk factureren op datum X, ook zonder akkoord).
Startbedrag niet vergeten. Een eerste termijn van 20 tot 40% bij opdracht is gebruikelijk en gezond: het dekt je opstartkosten en toetst meteen de betaalmoraal van een nieuwe klant.
Vuistregel voor de verdeling: zorg dat je op elk moment niet meer dan één maand werk hebt voorgefinancierd. Loopt het gefactureerde bedrag structureel achter op de waarde van het verrichte werk, dan groeit je onderhanden werk — en dat is stilstaand geld.
De administratie: waar het meestal misgaat
Termijnen leven niet in het systeem. Het schema staat in de offerte-PDF en verder nergens. Niemand krijgt een signaal op de factuurdatum, dus termijnen worden vergeten of te laat gestuurd — bij uitstek op drukke momenten, precies wanneer de cashflow ze het hardst nodig heeft. Leg het schema vast als onderdeel van het project, met bedrag en geplande factuurdatum per termijn, zodat vervallen termijnen automatisch als conceptfactuur klaarstaan.
Termijnen en nacalculatie lopen door elkaar. Veel projecten combineren een vaste prijs met uren op nacalculatie (meerwerk, extra's). Houd die stromen gescheiden per dienst: de termijnen op de fixed-fee-dienst, de uren op een eigen dienst. Eén factuur mag beide bevatten, maar de administratie eronder moet het onderscheid kennen — anders is nooit meer vast te stellen of het vaste deel rendabel was.
De btw-verplichting wordt gemist. Voor de btw geldt de factuurdatum, en factureren moet uiterlijk de 15e van de maand ná de maand waarin de (deel)prestatie is verricht. Een termijn "even laten liggen" tot volgend kwartaal is dus niet alleen slecht voor de cashflow maar kan ook fiscaal knellen. En vanzelfsprekend: elke termijnfactuur telt gewoon mee in je doorlopende, gapless factuurnummering.
Niemand bewaakt het restant. Bij oplevering moet duidelijk zijn wat er al gefactureerd is en wat er nog openstaat. Een projectoverzicht met "gefactureerd € 31.500 van € 45.000, restant 1 termijn" voorkomt zowel dubbel factureren als vergeten slottermijnen.
Wat je met de klant vastlegt
Drie afspraken in de offerte voorkomen 90% van de termijndiscussies: het volledige schema met bedragen en (verwachte) data; de betaaltermijn per factuur (14 of 30 dagen); en de afspraak dat werk kan worden opgeschort bij een onbetaalde termijn. Die laatste gebruik je zelden, maar hij verandert elk betaalgesprek.
Automatische betalingsherinneringen doen de rest: een vriendelijke herinnering na de vervaldatum, zonder dat iemand er een lijstje voor hoeft bij te houden.
Veelgestelde vragen
Wat is een gebruikelijke termijnverdeling voor bureaus? Veelgebruikt en gezond: 30% bij opdracht, 40% halverwege (of in maandelijkse delen), 30% bij oplevering. Vermijd schema's waarbij meer dan de helft pas bij oplevering komt.
Moet elke termijn een aparte factuur zijn? Ja — elke termijn is een gewone factuur met eigen nummer, datum en btw. Dat houdt de administratie sluitend en geeft de klant heldere betaalmomenten.
Hoe ga ik om met een klant die een mijlpaal-akkoord uitstelt? Leg in de offerte vast dat een termijn uiterlijk op een kalenderdatum vervalt, ook als het akkoord er nog niet is door omstandigheden aan klantzijde. Zonder die clausule financier jij de vertraging van de klant.
Kan termijnfacturatie samen met abonnementen en uren op één factuur? In Horixa wel: de maandelijkse conceptfactuur bundelt vervallen termijnen, goedgekeurde uren en abonnementstermijnen per klant — jij controleert en verstuurt.
Termijnschema's die zichzelf factureren? Probeer Horixa 14 dagen gratis — termijnen, uren en abonnementen komen automatisch als conceptfactuur klaar te staan.