Verlofregistratie in het mkb: regels en inrichting

Verlofregistratie is het per medewerker bijhouden van hoeveel verlof er is opgebouwd, opgenomen en over, gesplitst naar verlofsoort en met de vervaldata erbij. Het lijkt een formaliteit, tot een medewerker uit dienst gaat en claimt nog twaalf dagen tegoed te hebben, en jij geen sluitende administratie kunt laten zien. Als werkgever ben je namelijk degene die moet kunnen aantonen hoeveel verlof er is opgebouwd en opgenomen. Dit artikel zet voor Nederlandse mkb-werkgevers op een rij wat je moet registreren, welke regels er gelden en hoe je de administratie praktisch inricht.

Dit artikel is algemene informatie (stand medio 2026), geen juridisch advies. Raadpleeg voor specifieke situaties je cao of een arbeidsjurist.

Is verlofregistratie verplicht?

Er bestaat geen wetsartikel dat met zoveel woorden "je moet een verlofadministratie bijhouden" voorschrijft. In de praktijk kom je er toch niet onderuit, om drie redenen die alle drie bij jou als werkgever liggen:

1. De bewijslast is aan jou. Ontstaat er discussie over het saldo, dan moet de werkgever kunnen laten zien wat er is opgebouwd en opgenomen. Zonder administratie is de claim van de medewerker het enige stuk dat op tafel ligt.

2. De Arbeidstijdenwet vraagt een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden. Verlof is daar onderdeel van: zonder opgenomen vrije dagen klopt het beeld van de gewerkte tijd niet.

3. Je moet medewerkers actief waarschuwen voor dagen die dreigen te vervallen (zie hieronder). Die waarschuwing kun je alleen geven, en alleen aantonen, als je de saldi en vervaldata kent.

Kortom: de plicht is niet de registratie zelf, maar alles waar je zonder registratie niet aan kunt voldoen.

De wettelijke basis in vier regels

1. Het wettelijk minimum is 4× de wekelijkse arbeidsduur. Wie 40 uur per week werkt, heeft recht op minimaal 160 uur (20 dagen) vakantie per jaar; bij een 24-urig contract is dat 96 uur. Alles daarboven is bovenwettelijk verlof, vaak geregeld in de cao of arbeidsovereenkomst. Een kwart van de Nederlandse werkgevers geeft 25 dagen of meer bij fulltime.

2. Wettelijke dagen vervallen snel. Wettelijke vakantiedagen vervallen in principe een half jaar na het opbouwjaar: dagen uit 2026 vervallen dus per 1 juli 2027, tenzij de medewerker redelijkerwijs niet in staat was ze op te nemen of je schriftelijk iets ruimers afspreekt. Bovenwettelijke dagen verjaren pas na vijf jaar. Je administratie moet die twee soorten dus gescheiden bijhouden, en opname wordt wettelijk eerst afgeboekt van de dagen die het eerst vervallen.

3. De werkgever moet actief informeren. Uit de rechtspraak volgt dat je medewerkers tijdig en concreet moet wijzen op dagen die dreigen te vervallen. Doe je dat niet aantoonbaar, dan vervallen ze mogelijk niet.

4. Ziekte en vakantie bijten elkaar. Wie ziek wordt tijdens vakantie, neemt die dagen in beginsel niet op als vakantiedagen (mits correct ziekgemeld). En ook zieke medewerkers bouwen gewoon volledig vakantie op.

Wat je minimaal moet registreren

Per medewerker: de opbouw per jaar (gesplitst wettelijk/bovenwettelijk), elke opname met datum en aantal uren, het actuele saldo en de vervaldata. Registreer in uren, niet in dagen: bij parttimers en wisselende roosters is een "dag" te grof en ontstaan er precies daar discussies.

Rekenvoorbeeld: het saldo van een parttimer

Een medewerker werkt 24 uur per week (drie dagen van acht uur). De cao geeft fulltime vijf bovenwettelijke dagen; pro rata is dat 24 uur. In 2026 neemt zij 80 uur verlof op.

Nu de regel die de meeste spreadsheets missen: opname wordt eerst afgeboekt van de dagen die het eerst vervallen, dus van het wettelijke deel. Van de 80 opgenomen uren gaan er dus 80 van de wettelijke 96 af. Het saldo van 40 uur bestaat daarmee uit 16 wettelijke uren die op 1 juli 2027 vervallen en 24 bovenwettelijke uren die tot eind 2031 geldig blijven.

Wie alleen een totaalsaldo bijhoudt, ziet "40 uur over" en waarschuwt niemand. Wie de twee soorten scheidt, stuurt in mei 2027 een bericht dat er 16 uur dreigt te verdampen, en heeft daarmee meteen aan de informatieplicht voldaan.

Waarom de spreadsheet hier faalt

Verlof in Excel gaat op dezelfde plekken mis als de urenstaat in Excel: aanvragen komen binnen via mail, WhatsApp én de wandelgang; het saldo wordt handmatig bijgewerkt (of niet); niemand ziet vervaldata aankomen; en de planner ontdekt pas in de projectplanning dat er drie mensen tegelijk vrij zijn. Bij tien medewerkers is verlofadministratie in een spreadsheet al gauw een paar uur per maand, en dan is hij nog niet waterdicht ook.

De praktische inrichting

Eén kanaal voor aanvragen. Medewerker vraagt aan in het systeem, leidinggevende keurt goed of af, het saldo wordt automatisch bijgewerkt en de aanvraag is gedocumenteerd. In Horixa HRM werkt dat precies zo, per verlofsoort en per jaar.

Saldi zichtbaar voor de medewerker zelf. De helft van de verlofvragen aan HR is "hoeveel heb ik nog?". Een selfservice-saldo scheelt gedoe en voorkomt verrassingen bij uitdiensttreding.

Verlof gekoppeld aan de planning. Goedgekeurd verlof hoort automatisch van de beschikbare capaciteit af te gaan, zodat de capaciteitsplanning nooit iemand inplant die er niet is, en je bij de goedkeuring meteen ziet of het project in die week klem komt.

Verlofsoorten apart. Vakantie, tijd-voor-tijd, bijzonder verlof en onbetaald verlof hebben elk hun eigen saldo en regels. Eén grote bak "vrij" maakt de administratie onbruikbaar bij discussies.

Veelgestelde vragen

Is verlofregistratie wettelijk verplicht? Er is geen apart wetsartikel dat een verlofadministratie voorschrijft, maar je ontkomt er niet aan: de bewijslast over opbouw en opname ligt bij de werkgever, de Arbeidstijdenwet vraagt een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden, en je moet medewerkers aantoonbaar waarschuwen voor vervallende dagen.

Hoeveel vakantiedagen heeft een parttimer? Hetzelfde recht als een fulltimer, alleen naar rato: vier keer de wekelijkse arbeidsduur. Bij 24 uur per week is dat 96 uur wettelijk verlof per jaar. Reken daarom in uren en niet in dagen, dan klopt het ook bij wisselende roosters.

Welke vakantiedagen worden het eerst opgenomen? De dagen die het eerst vervallen, dus eerst het wettelijke verlof en pas daarna het bovenwettelijke. Dat is precies waarom je beide soorten apart moet bijhouden: bij één totaalsaldo weet je niet welk deel op 1 juli verdampt.

Mag ik een verlofaanvraag weigeren? Alleen bij gewichtige redenen (ernstige verstoring van de bedrijfsvoering), en je moet dat binnen twee weken schriftelijk laten weten, anders staat de vakantie vast zoals aangevraagd. Een alternatief tijdvak bieden hoort erbij.

Moet ik vakantiedagen uitbetalen bij uitdiensttreding? Ja, het restsaldo (wettelijk én bovenwettelijk) betaal je uit tegen het geldende loon inclusief vakantiegeld. Nog een reden om het saldo sluitend bij te houden.

Hoe lang moet ik de verlofadministratie bewaren? Houd minimaal vijf jaar aan, gelijk aan de verjaringstermijn van bovenwettelijke dagen; voor loongegevens gelden eigen fiscale bewaartermijnen.

Wat is tijd-voor-tijd en hoe registreer ik dat? Overuren die in vrije tijd worden gecompenseerd. Registreer opbouw en opname als aparte verlofsoort, gekoppeld aan de urenregistratie, dan klopt het saldo automatisch met de werkelijk gemaakte overuren.

---

Verlofaanvragen, saldi en verzuim op één plek, gekoppeld aan uren en planning? Probeer Horixa 14 dagen gratis.