Klantenbeheer software is één plek waar alles over je klanten en contactpersonen staat: wie ze zijn, wat er is afgesproken, wie er contact mee had en wat er loopt. In Nederland heet dat afwisselend klantenbeheer, relatiebeheer, contactbeheer of gewoon CRM; in Vlaanderen komt daar de klantenfiche bij. Voor een bureau of adviesorganisatie zit de waarde niet in de adreslijst zelf, maar in wat eraan hangt: de projecten, de geschreven uren en de facturen van diezelfde relatie. Horixa CRM is voor bureaus met langlopende klantrelaties gemaakt, niet voor een verkoopafdeling met duizenden leads.
Klantenbeheer, relatiebeheer, contactbeheer, CRM: hetzelfde systeem
Voor hetzelfde soort software lopen in het Nederlands zes termen door elkaar. Het verschil zit in de nadruk, niet in de techniek.
| Term | Waar de nadruk op ligt |
|---|---|
| Klantenbeheer | De klant als geheel: gegevens, afspraken, lopend werk |
| Relatiebeheer | De relatie over de jaren: contactmomenten en historie |
| Contactbeheer | De personen: wie werkt waar, wie beslist, wie betaalt |
| Klantenfiche | Vlaams: de kaart met alles van één klant bij elkaar |
| Klantenbestand | De lijst zelf, vaak nog een Excel-bestand |
| CRM | De Engelse verzamelnaam, customer relationship management |
Horixa noemt de module CRM en dekt alle zes. Zoek je op "software voor klantenbeheer", "klanten beheren", "relatiebeheer programma" of "klantcontactsysteem", dan gaat het over deze module; de relatiepagina in Horixa is precies wat in Vlaanderen de klantenfiche heet.
Een bureau heeft iets anders nodig dan een verkoopafdeling
De meeste CRM-pakketten zijn gebouwd rond een verkooptrechter: veel leads, korte cycli, en na de ondertekening is de klant klaar. Bij een dienstverlener is het omgekeerd. Je hebt tientallen relaties in plaats van duizenden, een verkoopgesprek loopt maanden, en ná de opdracht begint het werk pas: uren, budgetten, facturen, meerwerk, en volgend jaar opnieuw.
Daardoor gaat de vraag "wat weten we over deze klant?" bijna nooit alleen over contactgegevens. Het gaat over: hoeveel uur schreven we vorig jaar op deze relatie, welk deel daarvan is gefactureerd, staat er nog iets open, en welk project loopt nu. In Horixa staan die antwoorden op de relatiepagina zelf, omdat projecten, urenregistratie en facturatie dezelfde relatie gebruiken en niet een gekoppelde kopie.
Wat er op een relatiepagina staat
| Onderdeel | Wat je ziet |
|---|---|
| Organisatie | Naam, KvK-nummer, btw-nummer, adressen, relatietype |
| Contactpersonen | Meerdere personen per organisatie, met functie en gegevens |
| Interactiehistorie | Notities, gesprekken, afspraken en mail, chronologisch |
| Documenten | Contracten en bijlagen bij de relatie of bij het project |
| Eigen velden | Zelf toe te voegen velden: tekst, getal, datum, keuzelijst, ja/nee |
| Projecten en uren | Lopende projecten en de uren die erop geschreven zijn |
| Facturen | Verzonden, betaald en openstaand, met het openstaande saldo |
De mailkoppeling doet dat laatste stuk automatisch. Koppel een postvak via IMAP (Microsoft 365, Google Workspace of je eigen server) en Horixa haalt elk kwartier nieuwe berichten op, zet mail van en aan bekende relaties in hun tijdlijn met onderwerp, tijdstip, richting en de eerste 500 tekens, en hangt hem ook bij het project of de factuur als dat nummer in de mail staat. Mail met onbekende afzenders wordt niet vastgelegd, bijlagen worden niet opgeslagen en in je postvak verandert niets.
Van klantenbestand in Excel naar één relatiebestand
Bijna elk bureau begint met een klantenbestand in Excel, en dat werkt langer dan mensen denken. Het gaat op vier punten mis:
- Historie verdwijnt. Een cel overschrijven wist wat er stond, dus wie vorig jaar met wie sprak is niet meer terug te vinden.
- Er ontstaan versies. Zodra het bestand gemaild wordt bestaan er twee waarheden en weet niemand welke de laatste is.
- Geen verband met geld. Het bestand weet niet welke facturen open staan; dat zoek je ernaast op in de boekhouding.
- Verantwoording. Persoonsgegevens in een bestand op iemands laptop is lastig te verantwoorden, want je kunt niet aantonen wie erbij kon.
Overzetten hoeft geen project te zijn. Alle onderdelen, van organisaties en contactpersonen tot uren en facturen, upload je als Excel- of CSV-bestand, met per onderdeel een voorbeeldbestand om van te vertrekken. Herimporteren is veilig: Horixa ontdubbelt per onderdeel, dus een tweede poging maakt geen dubbele relaties. Kom je uit één veelgebruikt Nederlands pakket, dan neemt de importmodule organisaties, contactpersonen, projecten, uren en facturen rechtstreeks over via de API. Zie overstappen naar Horixa voor het stappenplan.
Wat klantenbeheer software kost
CRM en contactbeheer zitten in elk pakket, ook het instappakket, en niet als losse module. Start kost € 109 basislicentie per maand plus € 19,95 per gebruiker per maand, gerekend vanaf vijf gebruikers. Voor een team van vijf komt dat op € 208,75 per maand exclusief btw. Betaal je een jaar vooruit, dan gaat daar 15% af: € 2.129,25 per jaar, oftewel € 177,44 per maand. De mailkoppeling en de AI-assistent zitten vanaf het pakket Groei. Alle bedragen staan op prijzen.
Waar de gegevens staan, en hoe je ze eruit krijgt
Horixa draait op Nederlandse servers en er is een verwerkersovereenkomst die je zonder overleg kunt gebruiken. Je gegevens blijven van jou en je komt er op drie manieren bij: als CSV-export uit de overzichten, via de publieke REST API (48 paden, waaronder organisaties, contactpersonen en eigen velden) en via de ingebouwde MCP-server, waarmee je Claude of ChatGPT op je eigen data laat kijken zonder dat er een kopie ergens anders belandt. Zie API en developers.