Overstappen van projectsoftware: zo migreer je zonder dataverlies
Overwegen om van projectsoftware te wisselen? De grootste zorg is meestal niet de nieuwe software, maar de data: jarenlange klanthistorie, duizenden geschreven uren en een sluitende factuuradministratie. Met een goed plan is de overstap in een week rond — zonder dataverlies.
Stap 1: Bepaal wat mee moet
Vrijwel altijd: organisaties, contactpersonen, projecten en diensten, geschreven uren, facturen en verlofsaldi. Kijk kritisch naar wat níet mee hoeft (afgesloten projecten van jaren geleden kun je vaak archiveren als export).
Stap 2: Gebruik de API van je huidige pakket, geen Excel-exports
De meeste moderne pakketten hebben een REST API waarmee alle entiteiten inclusief onderlinge relaties op te halen zijn. Dat is betrouwbaarder dan losse Excel-exports, waarin relaties tussen uren, diensten en facturen verloren gaan.
Stap 3: Draai eerst een proefmigratie
Een goede migratie is idempotent: je kunt hem herhalen zonder dubbele data. Draai eerst een proefimport en controleer de totalen — aantal relaties, som van de geschreven uren per jaar, som van de factuurbedragen. Kloppen die met je huidige pakket, dan weet je dat de migratie compleet is.
Stap 4: Let op bij meerdere administraties
Werk je met twee omgevingen die je wilt samenvoegen? Dan is deduplicatie cruciaal: dezelfde klant kan in beide omgevingen staan. Match op KvK-nummer en e-mailadres, en laat twijfelgevallen handmatig beoordelen in plaats van automatisch samenvoegen.
Stap 5: Kies een stille livegang
Migreer in het weekend of aan het einde van een factuurperiode. Laat het team op maandag inloggen in de nieuwe omgeving terwijl de oude nog even read-only beschikbaar blijft als vangnet.
De ingebouwde importmodule van Horixa
Horixa heeft precies deze aanpak ingebouwd: de import leest je huidige omgeving(en) via de API, toont eerst een controleerbare proefimport met totalen, ontdubbelt op KvK-nummer en e-mail, en kan twee omgevingen samenvoegen tot één administratie. Lees meer over overstappen of plan een demo.