Overstappen van projectsoftware: de checklist

Overwegen om van projectsoftware te wisselen? De grootste zorg is zelden de nieuwe software. Het is de data: jarenlange klanthistorie, tienduizenden geschreven uren en een factuuradministratie die tot op de cent moet blijven kloppen. Dat is een terechte zorg, maar geen reden om te blijven zitten. Met een gestructureerde aanpak is een overstap in twee weken rond, waarvan één weekend echt spannend is. Dit is de checklist.

Eerst: is overstappen het antwoord?

Drie redenen zijn goed genoeg voor de moeite: je mist functionaliteit die je bedrijfsvoering raakt (kostenregistratie, capaciteitsplanning, e-facturatie), je betaalt structureel te veel voor wat je gebruikt, of je komt niet bij je eigen data. Zie wat kost projectsoftware voor een eerlijke vergelijking van dat tweede punt.

Eén reden is niet goed genoeg: onvrede over hoe iets eruitziet. Een migratie kost hoe dan ook aandacht van je team, en een pakket dat mooier is maar hetzelfde doet, verdient die aandacht niet.

Stap 1: bepaal wat mee moet

Inventariseer per gegevenssoort of hij mee moet, en waarom.

Wat niet mee hoeft, archiveer je als export en zet je op je eigen schijf. Je hebt het waarschijnlijk nooit nodig, maar de kosten van bewaren zijn bijna nul en de kosten van weggooien onbekend.

Stap 2: haal de data op via de API, niet via Excel

Vrijwel elk modern pakket heeft een REST API waarmee je alle entiteiten inclusief hun onderlinge verwijzingen kunt ophalen. Dat is fundamenteel beter dan losse Excel-exports, waarin precies datgene verdwijnt wat je nodig hebt: welk uur bij welke dienst van welk project hoort, en op welke factuur het terechtkwam.

Kun je niet bij een API van je huidige leverancier, dan is dat op zichzelf informatief. Neem het mee als eis bij je volgende keuze, want de volgende overstap wordt anders net zo lastig. Waar je op moet letten staat in API-first software kiezen.

Geen API beschikbaar? Dan werkt de spreadsheetroute ook, mits het nieuwe pakket per gegevenssoort een importsjabloon met voorbeeldbestand heeft en de import herhaalbaar is.

Stap 3: draai een proefmigratie en controleer drie totalen

Dit is de stap die de hele overstap veilig maakt, en die het vaakst wordt overgeslagen.

Een goede migratie is idempotent: je kunt hem opnieuw draaien zonder dat er dubbele data ontstaat, omdat elk geïmporteerd record onthoudt waar het vandaan kwam. Dat betekent dat je zonder risico kunt oefenen.

Draai de import eerst als proef en controleer daarna precies drie getallen tegen je oude pakket:

1. Het aantal organisaties, personen en projecten. Wijkt dit af, dan is er een filter of een limiet actief die je niet had verwacht.
2. De som van de geschreven uren per jaar. Niet het totaal, maar per jaar: zo zie je meteen of er een periode ontbreekt.
3. De som van de factuurbedragen per jaar, exclusief btw. Dit is het getal waar je boekhouder naar vraagt.

Kloppen die drie op de cent en op het uur, dan is je migratie compleet. Klopt er één niet, dan weet je door de opdeling per jaar meteen waar je moet kijken. Bij een echte migratie van een bureau met 437 relaties, 394 projecten en 15.601 urenregels betekende dat een controle van twee getallen: 21.792,92 uren en € 1.302.069,26 aan facturen, beide exact gelijk aan de bron.

Stap 4: ontdubbel bij meerdere administraties

Voeg je twee omgevingen samen, dan staat dezelfde klant bijna zeker in beide. Match in deze volgorde: KvK-nummer, dan btw-nummer, dan e-mailadres, dan naam. Laat twijfelgevallen handmatig beoordelen in plaats van automatisch samenvoegen. Een onterecht samengevoegde relatie is veel moeilijker te herstellen dan een dubbele.

Let ook op medewerkers die in beide administraties voorkomen en op projectnummers die elkaar overlappen.

Stap 5: voorkom dat je geïmporteerde uren opnieuw factureert

Dit is de val waar de meeste ellende uit voortkomt, en hij is verrassend eenvoudig te ontlopen.

Je importeert historische uren die in je oude pakket allang gefactureerd zijn. Als het nieuwe pakket vervolgens conceptfacturen gaat samenstellen uit alle niet-gemarkeerde uren, staat er maandagochtend voor tienduizenden euro's aan facturen klaar die je klanten al betaald hebben.

De oplossing is een facturatiegrens: een datum waarvoor het nieuwe pakket nooit factureert. Alles ervoor is historie, alles erna is werk dat nog gefactureerd moet worden. Zet die datum op de dag van de migratie en controleer bij de eerste factuurronde dat er niets van vóór die datum tussen staat. In Horixa is dit een instelling bij de bedrijfsgegevens die bij de import automatisch wordt gezet.

Dezelfde logica geldt voor betalingsherinneringen: geïmporteerde facturen zonder vervaldatum mogen nooit een automatische aanmaning uitlokken bij een klant die al betaald heeft. Zet de herinneringen uit tot je de eerste eigen factuurronde hebt gedraaid.

Stap 6: kies een stille livegang

Migreer aan het einde van een factuurperiode, bij voorkeur in een weekend. Het draaiboek:

• Vrijdag 17:00: iedereen schrijft zijn uren af in het oude pakket. Vanaf dat moment gaat het oude pakket op read-only.
• Vrijdag avond: definitieve import, met dezelfde drie controletotalen als bij de proef.
• Zaterdag: gebruikers aanmaken en koppelen aan medewerkers, rechten instellen, koppelingen inrichten (boekhouding, agenda, mail).
• Maandag 09:00: het team logt in het nieuwe pakket in. Instructie van een half uur, niet meer.
• De maand erna: het oude pakket blijft read-only beschikbaar. Zeg het abonnement pas op nadat je één volledige factuurronde in het nieuwe pakket hebt gedraaid.

Die laatste regel is geen overdreven voorzichtigheid maar gewoon goedkoop: één maand abonnement is minder dan een dag zoekwerk.

Stap 7: de eerste vier weken

Plan drie controlemomenten in.

Na week 1: heeft iedereen uren geschreven? Ontbrekende uren in de eerste week zijn bijna altijd een inlog- of rechtenprobleem, geen onwil. Kijk of de weekstaat voor iedereen werkt, ook op de telefoon.

Na de eerste factuurronde: klopt elk factuurnummer, elke btw-regel en elk bedrag? Vergelijk de eerste factuurronde regel voor regel met wat je in het oude pakket zou hebben gestuurd. Dit is het moment waarop je nog goedkoop een fout kunt vinden.

Na week 4: zijn de saldi nog gelijk? Verlofsaldi en onderhanden werk zijn de twee posten die stilletjes uit de pas kunnen lopen als er tijdens de migratie nog geboekt is in het oude pakket.

Checklist in het kort

• Inventarisatie van wat mee moet, met een reden per gegevenssoort
• Ophalen via API, of via importsjablonen met voorbeeldbestanden
• Proefmigratie met drie controletotalen: aantallen, uren per jaar, factuurbedragen per jaar
• Ontdubbeling op KvK, btw-nummer en e-mail, twijfelgevallen handmatig
• Facturatiegrens gezet, betalingsherinneringen tijdelijk uit
• Livegang aan het einde van een factuurperiode, oude omgeving read-only
• Gebruikers, rechten en koppelingen ingericht vóór maandagochtend
• Drie controlemomenten in de eerste vier weken

Zo werkt het in Horixa

De importmodule volgt precies deze aanpak. Hij leest je huidige omgeving via de API, toont eerst een controleerbare proefimport met totalen, ontdubbelt op KvK-nummer en e-mailadres, en kan twee omgevingen samenvoegen tot één administratie.

Zonder API-toegang upload je alles als Excel- of CSV-bestand, verdeeld over twaalf importkaarten: organisaties, personen, medewerkers, projecten, diensten, uren, verlof, verzuim, verkoopkansen, facturen, inkoopfacturen en kosten, elk met een downloadbaar voorbeeldbestand. Ook die route is idempotent: rijen die al bestaan worden overgeslagen, dus je kunt de upload rustig herhalen tot de totalen kloppen. Datamigratie zit bij elk pakket inbegrepen, zonder projectkosten vooraf.

Meer over de overstap staat op de pagina overstappen, en wat er per pakket in zit op de prijzenpagina.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het overstappen van projectsoftware? Voor een bureau tot 50 medewerkers is twee weken doorlooptijd realistisch: een week voor inventarisatie en proefmigratie, een weekend voor de definitieve import en livegang, en daarna vier weken waarin het oude pakket read-only meeloopt als vangnet.

Kan ik mijn geschreven uren en facturen meenemen? Ja. Uren, facturen, projecten, relaties en verlofsaldi zijn allemaal overdraagbaar, mits je ze via een API of een gestructureerde import ophaalt. De onderlinge verwijzingen zijn daarbij belangrijker dan de losse gegevens.

Wat gebeurt er met facturen die al betaald zijn? Die komen mee als historie, maar je zet een facturatiegrens zodat het nieuwe pakket ze nooit opnieuw in rekening brengt. Zet ook de automatische betalingsherinneringen uit tot je de eerste eigen factuurronde hebt gedraaid.

Moeten we op één dag helemaal over? Ja, voor uren en facturatie wel. Twee systemen naast elkaar laten lopen klinkt voorzichtig, maar leidt tot uren op twee plekken en een administratie die achteraf niet meer te herstellen is. Het oude pakket blijft wel read-only beschikbaar.

Wat als mijn oude pakket geen API heeft? Dan gebruik je de exportfunctie en importeer je via sjablonen. Controleer in dat geval extra zorgvuldig de verwijzingen: welke uren bij welk project en welke dienst horen, is precies wat losse exports laten vallen.

Kost datamigratie extra? Dat verschilt per leverancier; sommige rekenen een projectbedrag vooraf. Bij Horixa is migratie inbegrepen bij elk pakket. Vraag er expliciet naar bij je vergelijking, want het is een post die makkelijk enkele duizenden euro's kan schelen.

---

Wil je eerst zien of je data er goed in komt? Probeer Horixa 14 dagen gratis en draai een proefimport, of plan een demo waarin we het samen doorlopen.