Offertesoftware, ook wel een offertesysteem (vaak geschreven als offerte systeem) of offerteprogramma genoemd, is het systeem waarin je een aanbieding opstelt, verstuurt, opvolgt en laat accepteren, zonder dat de gegevens daarna nog een keer ergens ingetypt moeten worden. Bij een bureau is dat laatste het punt. Een offerte in Word is snel gemaakt, maar wat erin stond moet daarna alsnog een project worden met diensten, budgetten en tarieven, en dat is precies waar afspraken en werkelijkheid uit elkaar gaan lopen.
Een offertesysteem dat losstaat van je projecten en je facturatie lost dat niet op; het verplaatst het overtypen alleen naar een ander moment. In Horixa zit sales daarom in hetzelfde systeem als projecten, urenregistratie en facturatie.
Wat een interactieve offerte is, en wat Horixa wel en niet doet
"Interactieve offerte" betekent in de praktijk twee verschillende dingen, en het verschil is de moeite waard voordat je pakketten vergelijkt.
| Wat ermee bedoeld wordt | Doet Horixa dit? |
|---|---|
| De klant opent de offerte als webpagina in plaats van een pdf-bijlage | Ja, via een getekende link, zonder account of wachtwoord |
| De klant accepteert online, zonder printen, scannen of terugmailen | Ja, met één klik; jij krijgt er direct bericht van |
| De acceptatie is vastgelegd met tijdstip, zodat je kunt aantonen wat is geaccepteerd | Ja, als auditregel bij de offerte |
| De klant kiest zelf onderdelen aan of uit en het totaal rekent mee | Nee. De regels staan vast; wil de klant iets anders, dan stuur je een aangepaste offerte |
Die laatste regel staat er bewust bij. Configureerbare offertes met keuzeblokken zijn nuttig als je een productcatalogus verkoopt, maar bij projectwerk verschuift dan de basis waarop je later factureert. En de pdf verdwijnt niet: de offertemail bevat de pdf als bijlage én de knop naar de online versie, in de documenttaal van de klant en met jouw briefpapier. Wie liever een bestand doorstuurt naar zijn eigen inkoopafdeling kan dat dus gewoon doen.
Van verkoopkans naar offerte naar project
De pijplijn is de plek waar het begint. Elke verkoopkans staat in een fase die je zelf benoemt, met verwachte omzet, scoringskans en verwachte sluitdatum. Vanuit die kans maak je de offerte, en accepteert de klant, dan wordt het project automatisch aangemaakt.
Wat daarbij gebeurt met de regels bepaalt hoe je later factureert:
- Een regel met een uursoort wordt een nacalculatiedienst op het project, met het bedrag als urenbudget en het tarief van die uursoort.
- Een regel zonder uursoort wordt een dienst met een vaste prijs.
- Het offertetotaal wordt het projectbudget, zodat budgetbewaking meteen werkt.
Horixa houdt de herkomst vast: een gewonnen kans die al een project heeft opgeleverd, maakt er geen tweede. Dat klinkt als een detail, maar het is de meest gemaakte dubbele administratie in de overgang van sales naar uitvoering.
De slagingskans van je offertes
Per verkoopkans zet je een scoringskans in procenten. Het Insights-dashboard rekent daarmee de gewogen pijplijnwaarde uit: de som van alle open kansen maal hun eigen scoringskans. Dat is een realistischer getal dan de kale som van wat er open staat, en het is het cijfer waarmee je bepaalt of er genoeg in de trechter zit voor het komende kwartaal.
Gewonnen en verloren kansen houden hun status, dus je ziet terug wat er is gescoord en wat niet. Insights zit vanaf het pakket Groei; de pijplijn zelf en de scoringskans zitten in elk pakket. Hoe je de slagingskans berekent, wat een normaal percentage is en welke zes ingrepen hem verhogen, staat in slagingskans van offertes verhogen.
Offertes in je eigen huisstijl
De offerte is een document dat je klant beoordeelt, dus die moet eruitzien als jouw bureau en niet als een systeem. Je stelt logo, kleuren, briefpapier en de intro- en slottekst in, met een live pdf-voorbeeld ernaast zodat je ziet wat je doet. Per klant kun je een eigen template kiezen, en de taal van het document staat per klant ingesteld: Nederlands, Engels, Duits, Frans of Spaans. Dezelfde instellingen gelden voor je facturen, dus een offerte en de factuur die eruit volgt zien er hetzelfde uit.
Voor creatieve en zakelijke bureaus
Bij een creatief bureau of adviesbureau zit de winst zelden in méér offertes versturen, maar in wat er ná de ondertekening gebeurt: dat het budget uit de offerte ook het budget van het project is, dat meerwerk buiten dat budget zichtbaar wordt, en dat er niet twee versies van dezelfde afspraak bestaan. Zie voor marketing- en creatieve bureaus en voor consultants en adviesbureaus voor hoe de rest van de keten daarop aansluit.
Sales en offertes zitten in elk pakket, ook het instappakket; alleen het Insights-dashboard begint bij Groei. De bedragen staan op prijzen.