Toutes les fonctionnalités d'Horixa
Horixa couvre tout le flux de travail d'un prestataire de services : du premier contact client à la facture payée. Chaque module s'articule avec les autres, et tout est accessible via l'API REST ouverte.
CRM
Toutes les données clients et contacts au même endroit
Le CRM d'Horixa donne à votre agence un endroit central pour les organisations, les interlocuteurs et l'historique complet des interactions. De la première rencontre à la relation client de longue durée : toute l'équipe voit les mêmes informations à jour.
Organisations et interlocuteurs
Fiches d'entreprise complètes avec numéro d'immatriculation, numéro de TVA, adresses et plusieurs interlocuteurs par organisation.
Historique des interactions
Consignez notes, appels, e-mails et rendez-vous par contact, sur une seule chronologie et rattachés à l'interlocuteur.
Connexion de messagerie
Connectez une boîte aux lettres en IMAP (Microsoft 365, Google Workspace ou votre propre serveur) et les échanges d'e-mails avec vos contacts apparaissent automatiquement dans leur historique : objet, heure, sens et un bref résumé. Si le message mentionne un numéro de projet, de devis ou de facture, il y est également classé. Uniquement les e-mails avec un contact connu, et Horixa ne modifie rien dans votre boîte.
Documents et pièces jointes
Conservez contrats, accords et autres fichiers directement sur le contact ou le projet.
Champs personnalisés
Ajoutez vos propres champs aux organisations et aux projets (texte, nombre, date, liste déroulante ou oui/non), sans aucun développement spécifique.
Types de contact et segmentation
Segmentez vos contacts par type (client, prospect, fournisseur) et filtrez sans effort.
Relié aux projets et aux factures
Depuis chaque contact, vous voyez immédiatement les projets en cours, les heures saisies et les factures en attente.
Import via Excel, CSV ou API
Reprenez vos données avec des fichiers Excel ou CSV ; il existe un fichier d'exemple pour chaque partie. Si vous venez du logiciel pour lequel nous disposons d'un connecteur API, le module d'import transfère tout directement.
Ventes et devis
Un parcours fluide du lead au devis signé
Gérez vos opportunités dans un pipeline clair et envoyez en quelques minutes un devis professionnel à votre charte graphique. Un clic transforme un devis accepté en projet, budgets et prestations compris.
Pipeline commercial
Toutes les opportunités dans des étapes que vous nommez vous-même, avec chiffre d'affaires attendu, probabilité de succès et date de clôture prévue ; les opportunités restent modifiables.
Devis à votre charte graphique
Des devis professionnels avec votre logo, vos couleurs, votre papier à en-tête et vos textes d'introduction et de clôture, configurés avec un aperçu PDF en direct, avec un modèle par client et en néerlandais ou en anglais.
De l'opportunité au devis, puis au projet
Créez un devis directement depuis une opportunité ; chaque ligne du devis devient une prestation du projet : avec un type d'heure, une prestation en régie avec budget d'heures et taux, sinon un forfait. Horixa garde la trace de l'origine, de sorte qu'une opportunité gagnée ne crée jamais un second projet.
Prévision de chiffre d'affaires
Valeur pondérée du pipeline, pour toujours savoir ce qui arrive.
Projets
Repérer les dépassements avant qu'ils n'arrivent
Chaque projet dans Horixa comporte des prestations avec leur propre mode de facturation : forfait, régie ou abonnement. Vous voyez en temps réel la part de budget consommée et recevez un signal avant tout dépassement.
Prestations et modes de facturation
Forfait, à l'heure (régie) ou abonnement, paramétrable par prestation et modifiable après coup, avec des tarifs par type d'heure et une période qui démarre ou arrête un abonnement.
Suivi du budget en temps réel
Les heures saisies sont immédiatement comparées au budget en heures et en euros, avec un signal coloré bien avant le dépassement.
Échéanciers
Facturez les projets au forfait par échéances, avec une date de facturation planifiée.
Coûts et achats
Enregistrez des factures fournisseurs et des coûts ponctuels sur un projet, des freelances à l'impression et aux licences, et refacturez-les avec une majoration ou un montant fixe. Un PDF ou la photo d'un reçu est lu par IA pour créer une facture fournisseur pré-remplie.
Rentabilité du projet
Par projet : facturé, reste à facturer, coûts issus des heures (coût de revient par collaborateur) et des achats, et la marge qui en découle, même en cours de projet.
Suivi du temps
Saisir ses heures en quelques secondes
Le suivi du temps doit prendre le moins de temps possible. Horixa propose une feuille hebdomadaire, une vue agenda et une saisie mobile, avec un circuit de validation. Les heures saisies sont immédiatement prêtes à être facturées.
Feuille de temps et vue agenda
Saisissez vos heures par semaine dans la feuille de temps ou par jour dans la vue agenda, comme vous le préférez. Déplacer une ligne vers un autre jour se fait par simple glisser-déposer.
Saisie mobile
Entièrement responsive : saisissez vos heures sur votre téléphone, où que vous soyez.
Circuit de validation
Les administrateurs, et les chefs de projet pour leurs propres projets, valident ou refusent les heures avant qu'elles n'arrivent sur la facture, par semaine ou ligne par ligne.
De l'heure à la facture
Les heures validées sont immédiatement disponibles comme lignes de facture brouillon.
Suggestions depuis votre agenda
Connectez votre agenda et vos rendez-vous apparaissent comme suggestions au-dessus de la feuille hebdomadaire, avec le projet sur lequel vous aviez saisi ce même rendez-vous la fois précédente. Un clic ajoute la ligne. Sur adhésion, par collaborateur.
Rappels de feuille de temps
Un rappel hebdomadaire pour toute personne dont les heures sont incomplètes, activable par collaborateur.
Facturation
Des heures à la facture, plus vite
Horixa transforme en un clic les heures validées, les échéanciers et les abonnements en factures brouillon. Vous vérifiez, vous cliquez sur envoyer et la facture part, avec une numérotation sans trous et un lien vers votre comptabilité.
Factures brouillon en un clic
Constituées à partir des heures validées, des échéances et des abonnements ; il ne vous reste qu'à vérifier.
Factures à votre charte graphique
Réglez le logo, les couleurs, le papier à en-tête, le pied de page et les colonnes avec un aperçu PDF en direct à côté du formulaire. Enregistrez plusieurs modèles et choisissez-en un par client ; les factures et devis peuvent être en néerlandais ou en anglais.
Délai de paiement par client
Définissez un délai de paiement par défaut et modifiez-le par client ; la date d'échéance est calculée automatiquement.
Les factures envoyées sont verrouillées
Le PDF est archivé au moment de la validation définitive. Une modification ultérieure de la charte graphique ne change jamais une facture déjà envoyée.
Numérotation sans trous
Séries de numéros continues par dossier, exactement comme l'exige l'administration fiscale néerlandaise.
Connexion comptable
Connectez Moneybird : les factures de vente et d'achat y sont comptabilisées automatiquement et les paiements reviennent dans Horixa. Les autres logiciels se connectent via l'API REST ouverte.
État des paiements et relances
Voyez quelles factures sont en attente et envoyez des relances de paiement.
Lien de paiement avec iDEAL
Connectez votre propre compte Mollie et chaque e-mail de facture et de relance reçoit un bouton de paiement. Le client paie par iDEAL, l'argent arrive directement sur votre compte et le paiement est enregistré automatiquement sur la facture.
Portail client
Activez un lien par client pour qu'il puisse consulter ses factures (avec PDF et bouton de paiement), ses devis et ses projets en cours sans se connecter. Les heures, budgets et marges restent internes ; créer un nouveau lien révoque l'ancien immédiatement.
Factures fournisseurs et refacturation
Enregistrez les factures de vos fournisseurs, affectez-les à des projets et refacturez-les avec une majoration ; les coûts refacturables sont repris automatiquement dans les factures brouillon.
Facturation électronique via Peppol
Envoyez votre facture directement dans la comptabilité de votre client via le réseau Peppol. Horixa vérifie au préalable si le client est présent sur le réseau ; le téléchargement UBL (EN16931 / Peppol BIS 3.0) fonctionne comme avant.
Planification des capacités
Charge de travail et disponibilité en temps réel
Qui est disponible la semaine prochaine, et quel projet va s'enliser faute de renfort ? Horixa affiche le travail planifié par collaborateur à côté des heures contractuelles, des congés et des heures déjà saisies.
Tableau de planning par collaborateur
Planifiez le travail par projet et par semaine et faites glisser un bloc vers un autre collaborateur ou une autre semaine ; les conflits avec les congés sont visibles immédiatement.
Planifié contre réalisé
Chaque semaine affiche les heures réellement saisies à côté de l'affectation planifiée, avec l'écart en pourcentage.
Taux d'occupation par personne et par équipe
Taux d'occupation en temps réel par collaborateur et par semaine, huit semaines à l'avance, et avec les équipes également le taux d'occupation par équipe en pourcentage.
Intégration de l'agenda
Connectez un agenda (flux ICS) et les rendez-vous sont automatiquement pris en compte dans la disponibilité.
RH et congés
Tous les collaborateurs, contrats et congés au même endroit
Du contrat au solde de congés : le module RH d'Horixa garde en ordre les données des collaborateurs, les contrats, les demandes de congé et les absences, en lien avec la planification et le suivi du temps.
Dossiers collaborateurs
Contrats, heures contractuelles et informations de poste par collaborateur.
Demandes et soldes de congés
Les collaborateurs demandent leurs congés, les responsables valident ; les soldes sont mis à jour automatiquement.
Suivi des absences
Déclarations d'arrêt et de reprise avec historique complet.
Assistant IA
Posez vos questions en langage courant
L'assistant IA d'Horixa est unique en son genre : demandez en langage courant combien d'heures ont été saisies le mois dernier sur un projet, ou recevez chaque lundi une synthèse des dépassements de budget et des heures manquantes. L'assistant travaille exclusivement dans vos propres données et dans la limite de vos droits.
Questions en langage naturel
« Combien d'heures avons-nous saisies le mois dernier sur le projet X ? » Des réponses immédiates issues de vos propres données.
Alertes à la demande
Demandez les heures manquantes, les en-cours ou les factures impayées et obtenez la liste immédiatement.
Contexte client depuis votre CRM
Interrogez l'assistant sur un client et il fait remonter les coordonnées, le type de contact et les dernières interactions, pratique pour rédiger un e-mail ou préparer un entretien.
Synthèse hebdomadaire
Chaque lundi : dépassements de budget, heures manquantes et affaires au point mort.
Sûr par conception
L'assistant travaille dans votre propre environnement et est entièrement en lecture seule : il n'applique jamais de modification.
Claude.ai ou ChatGPT comme connecteur
Ajoutez Horixa comme connecteur, connectez-vous avec votre compte Horixa et approuvez l'accès. Cela fonctionne en OAuth 2.1, il n'y a donc aucune clé à copier.
Connectez votre propre IA via MCP
Horixa dispose d'un serveur MCP intégré : reliez Claude Code, Cursor ou tout autre client MCP à vos données Horixa via la norme ouverte Model Context Protocol.
Questions fréquentes
- Puis-je importer mes contacts depuis mon logiciel actuel ?
- Oui, de deux façons. Chaque partie, des organisations et personnes jusqu'aux heures, congés et factures, peut être téléversée sous forme de fichier Excel ou CSV, avec un fichier d'exemple téléchargeable pour chacune. Pour un logiciel néerlandais très répandu, il existe en plus un connecteur API direct : le module d'import transfère alors automatiquement organisations, interlocuteurs, projets, heures et factures, avec essai préalable et dédoublonnage.
- Puis-je segmenter mes contacts ?
- Oui. Attribuez à chaque organisation un type de contact (client, prospect, fournisseur ou vos propres libellés) et filtrez directement la liste sur ce critère.
- Le CRM d'Horixa gère-t-il des champs personnalisés ?
- Oui. Sous Paramètres → Champs personnalisés, vous définissez des champs supplémentaires pour les organisations et les projets, en texte, nombre, date, liste déroulante ou oui/non. Ils apparaissent aussitôt sur la page de détail.
- Puis-je convertir un devis accepté en projet ?
- Oui, en un clic. Chaque ligne du devis devient une prestation du nouveau projet et le total du devis devient le budget du projet.
- Puis-je voir la marge d'un projet ?
- Oui. Chaque projet dispose d'un bloc de rentabilité indiquant le montant facturé, le travail restant à facturer, les coûts (heures saisies multipliées par le coût de revient par collaborateur, plus les achats enregistrés) et la marge qui en résulte, en euros et en pourcentage. Renseignez le coût de revient par collaborateur sous RH, Collaborateurs ; sans lui, Horixa avertit que la marge paraît trop favorable.
- Puis-je refacturer des coûts d'achat ?
- Oui. Enregistrez la facture de votre fournisseur sous Achats et affectez-la à un ou plusieurs projets, ou saisissez un coût ponctuel. Marquez la ligne comme refacturable avec une majoration ou un montant fixe et elle apparaîtra comme ligne de facture sur la prochaine facture brouillon du client, avec son propre taux de TVA.
- Horixa gère-t-il à la fois le forfait et la régie ?
- Oui. Pour chaque prestation d'un projet, vous choisissez forfait, régie ou abonnement, avec des tarifs par type d'heure.
- Les collaborateurs peuvent-ils saisir leurs heures sur mobile ?
- Oui, Horixa est entièrement responsive. Le suivi du temps fonctionne sur téléphone, tablette et ordinateur.
- Puis-je importer des heures historiques ?
- Oui, sous forme de fichier Excel ou CSV avec collaborateur, date et heures (et éventuellement projet, type d'heure et description). Les lignes déjà présentes sont ignorées ; téléverser deux fois le même fichier est donc sans risque.
- Existe-t-il un circuit de validation des heures ?
- Oui. Les administrateurs examinent toutes les heures soumises ; désignez un chef de projet sur un projet et il examinera les heures de ses propres projets, sans avoir besoin du rôle d'administrateur.
- Horixa peut-il se connecter à mon logiciel de comptabilité ?
- Horixa dispose d'une connexion Moneybird bidirectionnelle intégrée : les factures y sont comptabilisées automatiquement et les paiements reviennent. Pour les autres logiciels, vous pouvez construire une intégration via l'API REST ouverte et les webhooks ; d'autres connexions prêtes à l'emploi sont prévues.
- Puis-je adapter le PDF de facture à ma charte graphique ?
- Oui. Sous Paramètres → Documents, vous choisissez le style, la couleur d'accent, le logo (taille et position), le papier à en-tête, le pied de page et les colonnes, avec un aperçu en direct à côté du formulaire. Vous pouvez enregistrer plusieurs modèles et en choisir un par client, et définir une langue (néerlandais ou anglais) ainsi qu'un délai de paiement par client. Vous facturez depuis plusieurs entités ? Chaque profil d'entreprise a ses propres coordonnées d'expéditeur, son logo et sa couleur.
- La planification tient-elle compte des congés ?
- Oui, les congés validés et les heures contractuelles entrent automatiquement dans le calcul de la capacité disponible.
- Les soldes de congés sont-ils mis à jour automatiquement ?
- Oui, les demandes de congé validées sont immédiatement déduites du solde de l'année concernée.
- L'assistant IA voit-il les données d'autres clients ?
- Non. L'assistant travaille exclusivement dans votre propre environnement (tenant) et respecte les droits de l'utilisateur connecté.
- Un collaborateur peut-il voir les chiffres de ses collègues via l'assistant ?
- Non. Les droits s'appliquent fonction par fonction : un collaborateur n'obtient que ses propres heures, et les aperçus réservés aux administrateurs dans l'application, comme les en-cours et les heures manquantes de toute l'équipe, ne lui sont même pas proposés.
- Puis-je connecter mon propre assistant IA ?
- Oui, de deux façons. Dans Claude.ai ou ChatGPT, vous ajoutez Horixa comme connecteur : saisissez https://horixa.nl/api/mcp, connectez-vous avec votre compte Horixa et approuvez l'accès. Cela fonctionne en OAuth 2.1, aucune clé n'est donc en jeu et vous pouvez révoquer l'accès tout aussi facilement. Dans Claude Code, Cursor ou un autre outil, vous vous connectez plutôt avec une clé API Horixa. Les deux voies sont en lecture seule et restent dans les limites des droits de l'utilisateur ou des scopes de la clé.
- L'assistant IA modifie-t-il des données de lui-même ?
- Non, l'assistant est entièrement en lecture seule. Il répond à vos questions sur vos données, mais ne change jamais rien.
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