Alle Funktionen von Horixa
Horixa deckt den gesamten Arbeitsablauf eines Dienstleisters ab: vom ersten Kundenkontakt bis zur bezahlten Rechnung. Jedes Modul greift nahtlos in die anderen, und alles ist über die offene REST-API verfügbar.
CRM
Alle Kunden- und Kontaktdaten an einem Ort
Das CRM von Horixa gibt Ihrer Agentur einen zentralen Ort für Organisationen, Ansprechpartner und den vollständigen Interaktionsverlauf. Vom ersten Kennenlernen bis zur langjährigen Kundenbeziehung: alle im Team sehen dieselben aktuellen Informationen.
Organisationen und Ansprechpartner
Vollständige Firmenprofile mit Handelsregister- und Umsatzsteuernummer, Adressen und mehreren Ansprechpartnern pro Organisation.
Interaktionsverlauf
Notizen, Telefonate, E-Mails und Termine pro Kontakt festhalten, auf einer chronologischen Zeitleiste und mit dem Ansprechpartner verknüpft.
Mailanbindung
Verbinden Sie ein Postfach über IMAP (Microsoft 365, Google Workspace oder Ihr eigener Server) und der E-Mail-Verkehr mit Ihren Kontakten erscheint automatisch in deren Verlauf: Betreff, Zeitpunkt, Richtung und eine kurze Zusammenfassung. Nennt die Mail eine Projekt-, Angebots- oder Rechnungsnummer, wird sie auch dort abgelegt. Nur Mail mit einem bekannten Kontakt, und Horixa ändert nichts in Ihrem Postfach.
Dokumente und Anhänge
Verträge, Vereinbarungen und andere Dateien direkt beim Kontakt oder Projekt ablegen.
Eigene Felder
Ergänzen Sie Organisationen und Projekte um eigene Felder (Text, Zahl, Datum, Auswahlliste oder Ja/Nein), ganz ohne Anpassungsentwicklung.
Kontaktarten und Segmentierung
Segmentieren Sie Kontakte nach Art (Kunde, Interessent, Lieferant) und filtern Sie mühelos.
Verknüpft mit Projekten und Rechnungen
Von jedem Kontakt aus sehen Sie sofort laufende Projekte, erfasste Stunden und offene Rechnungen.
Import über Excel, CSV oder API
Übernehmen Sie Ihre Daten mit Excel- oder CSV-Dateien; für jeden Bereich gibt es eine Beispieldatei. Kommen Sie aus dem Paket, für das wir einen API-Connector haben, überträgt das Importmodul alles direkt.
Vertrieb & Angebote
Ein klarer Weg vom Lead zum unterschriebenen Angebot
Verwalten Sie Ihre Verkaufschancen in einer übersichtlichen Pipeline und versenden Sie innerhalb weniger Minuten ein professionelles Angebot im eigenen Erscheinungsbild. Ein Klick macht aus einem angenommenen Angebot ein Projekt, samt Budgets und Leistungen.
Vertriebspipeline
Alle Chancen in selbst benannten Phasen, mit erwartetem Umsatz, Abschlusswahrscheinlichkeit und voraussichtlichem Abschlussdatum; Chancen bleiben bearbeitbar.
Angebote im eigenen Erscheinungsbild
Professionelle Angebote mit eigenem Logo, eigenen Farben, Briefpapier sowie Einleitungs- und Schlusstext, eingerichtet mit einer Live-PDF-Vorschau, mit einer Vorlage pro Kunde und auf Niederländisch oder Englisch.
Von der Chance über das Angebot zum Projekt
Erstellen Sie ein Angebot direkt aus einer Chance; jede Angebotsposition wird zu einer Leistung im Projekt: mit einer Stundenart eine Leistung nach Aufwand inklusive Stundenbudget und Satz, sonst ein Festpreis. Horixa merkt sich die Herkunft, sodass aus einer gewonnenen Chance nie ein zweites Projekt entsteht.
Umsatzprognose
Gewichteter Pipeline-Wert, damit Sie immer wissen, was auf Sie zukommt.
Projekte
Budgetüberschreitungen erkennen, bevor sie entstehen
Jedes Projekt in Horixa hat Leistungen mit einer eigenen Abrechnungsart: Festpreis, nach Aufwand oder Abonnement. Sie sehen in Echtzeit, wie viel Budget verbraucht ist, und erhalten ein Signal, bevor ein Budget überschritten wird.
Leistungen mit Abrechnungsarten
Festpreis, stundenweise (nach Aufwand) oder Abonnement, pro Leistung einstellbar und nachträglich änderbar, mit Sätzen pro Stundenart und einem Zeitraum, der ein Abonnement startet oder beendet.
Budgetüberwachung in Echtzeit
Erfasste Stunden werden sofort mit dem Budget in Stunden und in Geld verglichen, mit einem Farbsignal lange vor der Überschreitung.
Zahlungspläne
Rechnen Sie Festpreisprojekte in Raten ab, mit geplantem Rechnungsdatum.
Kosten und Einkauf
Erfassen Sie Eingangsrechnungen und einzelne Kosten auf einem Projekt, von Freelancern über Druck bis zu Lizenzen, und berechnen Sie sie mit Aufschlag oder Festbetrag weiter. Ein PDF oder Foto eines Belegs wird per KI zu einer ausgefüllten Eingangsrechnung eingelesen.
Projektrentabilität
Pro Projekt: abgerechnet, noch abzurechnen, Kosten aus Stunden (Kostensatz pro Mitarbeiter) und aus dem Einkauf sowie die daraus folgende Marge, auch während der Laufzeit.
Zeiterfassung
Stunden in Sekunden erfassen, nicht in Minuten
Zeiterfassung sollte so wenig Zeit wie möglich kosten. Horixa bietet ein Wochenblatt, eine Kalenderansicht und mobile Erfassung, mit Freigabeprozess. Erfasste Stunden stehen sofort zur Abrechnung bereit.
Wochenblatt und Kalenderansicht
Erfassen Sie Stunden pro Woche im Wochenblatt oder pro Tag in der Kalenderansicht, ganz wie Sie möchten. Ein Eintrag lässt sich per Ziehen auf einen anderen Tag verschieben.
Mobile Zeiterfassung
Vollständig responsiv: erfassen Sie Stunden auf dem Handy, wo immer Sie sind.
Freigabeprozess
Administratoren und Projektleiter für ihre eigenen Projekte geben Stunden frei oder lehnen sie ab, bevor sie auf der Rechnung landen, pro Woche oder pro Position.
Von der Stunde zur Rechnung
Freigegebene Stunden stehen sofort als Positionen für Rechnungsentwürfe bereit.
Vorschläge aus Ihrem Kalender
Verknüpfen Sie Ihren Kalender und Ihre Termine erscheinen als Vorschläge über dem Wochenblatt, mit dem Projekt, auf das Sie denselben Termin zuletzt gebucht haben. Ein Klick fügt den Eintrag hinzu. Freiwillig, pro Mitarbeiter.
Erinnerungen ans Wochenblatt
Eine wöchentliche Erinnerung für alle mit unvollständigen Stunden, pro Mitarbeiter aktivierbar.
Rechnungsstellung
Schneller von der Stunde zur Rechnung
Horixa macht aus freigegebenen Stunden, Zahlungsplänen und Abonnements mit einem Klick Rechnungsentwürfe. Sie prüfen, klicken auf Senden und die Rechnung geht raus, mit lückenloser Nummerierung und Anbindung an Ihre Buchhaltung.
Rechnungsentwürfe mit einem Klick
Erzeugt aus freigegebenen Stunden, Raten und Abonnements; Sie müssen nur noch prüfen.
Rechnungen im eigenen Erscheinungsbild
Legen Sie Logo, Farben, Briefpapier, Fußzeile und Spalten mit einer Live-PDF-Vorschau neben dem Formular fest. Speichern Sie mehrere Vorlagen und wählen Sie eine pro Kunde; Rechnungen und Angebote gibt es auf Niederländisch oder Englisch.
Zahlungsziel pro Kunde
Legen Sie ein Standard-Zahlungsziel fest und überschreiben Sie es pro Kunde; das Fälligkeitsdatum wird automatisch berechnet.
Versendete Rechnungen sind gesperrt
Beim Festschreiben wird das PDF archiviert. Eine spätere Änderung des Erscheinungsbilds verändert nie eine bereits versendete Rechnung.
Lückenlose Rechnungsnummerierung
Fortlaufende Nummernkreise pro Mandant, genau wie es die niederländische Finanzverwaltung verlangt.
Buchhaltungsanbindung
Verbinden Sie Moneybird: Ausgangs- und Eingangsrechnungen werden automatisch gebucht und Zahlungen fließen nach Horixa zurück. Andere Pakete binden Sie über die offene REST-API an.
Zahlungsstatus und Erinnerungen
Sehen Sie, welche Rechnungen offen sind, und versenden Sie Zahlungserinnerungen.
Zahlungslink mit iDEAL
Verbinden Sie Ihr eigenes Mollie-Konto und jede Rechnungs- und Erinnerungsmail erhält eine Bezahlen-Schaltfläche. Der Kunde zahlt per iDEAL, das Geld geht direkt auf Ihr Konto und die Zahlung wird automatisch auf der Rechnung verbucht.
Kundenportal
Aktivieren Sie einen Link pro Kunde, damit dieser seine Rechnungen (mit PDF und Bezahlen-Schaltfläche), Angebote und laufenden Projekte ohne Anmeldung sieht. Stunden, Budgets und Margen bleiben intern; ein neuer Link macht den alten sofort ungültig.
Eingangsrechnungen und Weiterberechnung
Erfassen Sie die Rechnungen Ihrer Lieferanten, ordnen Sie sie Projekten zu und berechnen Sie sie mit Aufschlag weiter; weiterberechenbare Kosten werden automatisch in die Rechnungsentwürfe übernommen.
E-Rechnung über Peppol
Senden Sie Ihre Rechnung über das Peppol-Netzwerk direkt in die Buchhaltung Ihres Kunden. Horixa prüft vorab, ob der Kunde im Netzwerk ist; der UBL-Download (EN16931 / Peppol BIS 3.0) funktioniert weiterhin wie gewohnt.
Kapazitätsplanung
Auslastung und Verfügbarkeit in Echtzeit
Wer ist nächste Woche verfügbar, und welches Projekt bleibt ohne zusätzliche Hände liegen? Horixa zeigt die geplante Arbeit pro Mitarbeiter neben Vertragsstunden, Urlaub und bereits erfassten Stunden.
Plantafel pro Mitarbeiter
Planen Sie Arbeit pro Projekt und Woche und ziehen Sie einen Block auf einen anderen Mitarbeiter oder eine andere Woche; Konflikte mit Urlaub sind sofort sichtbar.
Geplant gegen tatsächlich
Jede Woche zeigt die tatsächlich erfassten Stunden neben dem geplanten Einsatz, inklusive der Abweichung in Prozent.
Auslastung pro Person und Team
Auslastung in Echtzeit pro Mitarbeiter und Woche, acht Wochen im Voraus, und mit Teams auch die Auslastung pro Team in Prozent.
Kalenderanbindung
Verknüpfen Sie einen Kalender (ICS-Feed) und Termine zählen automatisch zur Verfügbarkeit.
Personal & Urlaub
Alle Mitarbeiter, Verträge und Urlaube an einem Ort
Vom Vertrag bis zum Urlaubssaldo: die Personalverwaltung von Horixa hält Mitarbeiterdaten, Verträge, Urlaubsanträge und Krankmeldungen geordnet, verbunden mit Planung und Zeiterfassung.
Mitarbeiterakten
Verträge, Vertragsstunden und Funktionsdaten pro Mitarbeiter.
Urlaubsanträge und Salden
Mitarbeiter beantragen Urlaub, Führungskräfte genehmigen; Salden werden automatisch aktualisiert.
Krankmeldungen
Krank- und Gesundmeldungen mit vollständigem Verlauf.
KI-Assistent
Fragen in normaler Sprache stellen
Der KI-Assistent von Horixa ist einzigartig: fragen Sie in normaler Sprache, wie viele Stunden im letzten Monat auf ein Projekt gebucht wurden, oder erhalten Sie jeden Montag eine Zusammenfassung mit Budgetüberschreitungen und fehlenden Stunden. Der Assistent arbeitet ausschließlich in Ihren eigenen Daten und innerhalb Ihrer Rechte.
Fragen in natürlicher Sprache
„Wie viele Stunden haben wir letzten Monat auf Projekt X gebucht?“ Sofort Antworten aus Ihren eigenen Daten.
Signale auf Abruf
Fragen Sie nach fehlenden Stunden, unfertigen Leistungen oder offenen Rechnungen und erhalten Sie die Liste sofort.
Kundenkontext aus Ihrem CRM
Fragen Sie nach einem Kunden und der Assistent holt Daten, Kontaktart und die letzten Interaktionen hervor, praktisch für eine E-Mail oder die Vorbereitung eines Gesprächs.
Wöchentliche Zusammenfassung
Jeden Montag: Budgetüberschreitungen, fehlende Stunden und liegengebliebene Chancen.
Von Grund auf sicher
Der Assistent arbeitet in Ihrer eigenen Umgebung und ist rein lesend: er nimmt nie Änderungen vor.
Claude.ai oder ChatGPT als Connector
Fügen Sie Horixa als Connector hinzu, melden Sie sich mit Ihrem Horixa-Konto an und bestätigen Sie den Zugriff. Das läuft über OAuth 2.1, es gibt also keinen Schlüssel zu kopieren.
Eigene KI über MCP anbinden
Horixa hat einen eingebauten MCP-Server: verbinden Sie Claude Code, Cursor oder einen anderen MCP-Client über den offenen Standard Model Context Protocol mit Ihren Horixa-Daten.
Häufige Fragen
- Kann ich meine Kontakte aus meiner bisherigen Software importieren?
- Ja, auf zwei Wegen. Jeder Bereich, von Organisationen und Personen bis zu Stunden, Urlaub und Rechnungen, lässt sich als Excel- oder CSV-Datei hochladen, mit einer herunterladbaren Beispieldatei pro Bereich. Für ein weit verbreitetes niederländisches Paket gibt es zusätzlich einen direkten API-Connector: das Importmodul überträgt dann Organisationen, Ansprechpartner, Projekte, Stunden und Rechnungen automatisch, inklusive Probelauf und Entdoppelung.
- Kann ich meine Kontakte segmentieren?
- Ja. Geben Sie jeder Organisation eine Kontaktart (Kunde, Interessent, Lieferant oder eigene Bezeichnungen) und filtern Sie die Liste direkt danach.
- Unterstützt das CRM von Horixa eigene Felder?
- Ja. Unter Einstellungen → Eigene Felder legen Sie zusätzliche Felder für Organisationen und Projekte an, als Text, Zahl, Datum, Auswahlliste oder Ja/Nein. Sie erscheinen sofort auf der Detailseite.
- Kann ich ein angenommenes Angebot in ein Projekt umwandeln?
- Ja, mit einem Klick. Jede Angebotsposition wird zu einer Leistung im neuen Projekt und die Angebotssumme zum Projektbudget.
- Kann ich die Marge eines Projekts sehen?
- Ja. Jedes Projekt hat einen Rentabilitätsblock mit dem abgerechneten Betrag, der noch abzurechnenden Arbeit, den Kosten (erfasste Stunden mal Kostensatz pro Mitarbeiter, plus erfasster Einkauf) und der resultierenden Marge in Euro und Prozent. Den Kostensatz pro Mitarbeiter tragen Sie unter Personal → Mitarbeiter ein; ohne ihn warnt Horixa, dass die Marge zu günstig aussieht.
- Kann ich eingekaufte Kosten weiterberechnen?
- Ja. Erfassen Sie die Rechnung Ihres Lieferanten unter Einkauf und ordnen Sie sie einem oder mehreren Projekten zu, oder erfassen Sie einzelne Kosten. Markieren Sie die Position als weiterberechenbar, mit Aufschlag oder Festbetrag, und sie erscheint bei der nächsten Rechnungserstellung als Position auf der Kundenrechnung, mit eigenem Steuersatz.
- Unterstützt Horixa sowohl Festpreis als auch Abrechnung nach Aufwand?
- Ja. Pro Leistung innerhalb eines Projekts wählen Sie Festpreis, nach Aufwand oder Abonnement, mit Sätzen pro Stundenart.
- Können Mitarbeiter Zeiten mobil erfassen?
- Ja, Horixa ist vollständig responsiv. Die Zeiterfassung funktioniert auf Handy, Tablet und Desktop.
- Kann ich historische Stunden importieren?
- Ja, als Excel- oder CSV-Datei mit Mitarbeiter, Datum und Stunden (optional Projekt, Stundenart und Beschreibung). Zeilen, die bereits existieren, werden übersprungen; dieselbe Datei erneut hochzuladen ist also unbedenklich.
- Gibt es einen Freigabeprozess für Stunden?
- Ja. Administratoren prüfen alle eingereichten Stunden; setzen Sie einen Projektleiter auf ein Projekt, prüft dieser die Stunden seiner eigenen Projekte, ganz ohne Administratorrolle.
- Kann Horixa an meine Buchhaltungssoftware angebunden werden?
- Horixa hat eine eingebaute, beidseitige Moneybird-Anbindung: Rechnungen werden automatisch gebucht und Zahlungen fließen zurück. Für andere Pakete können Sie über die offene REST-API und Webhooks eine Anbindung bauen; weitere fertige Anbindungen sind geplant.
- Kann ich das Rechnungs-PDF an mein Erscheinungsbild anpassen?
- Ja. Unter Einstellungen → Dokumente wählen Sie Stil, Akzentfarbe, Logo (Größe und Position), Briefpapier, Fußzeile und Spalten, mit einer Live-Vorschau neben dem Formular. Sie können mehrere Vorlagen speichern und eine pro Kunde wählen sowie Sprache (Niederländisch oder Englisch) und Zahlungsziel pro Kunde festlegen. Sie rechnen aus mehreren Einheiten ab? Jedes Firmenprofil hat eigene Absenderdaten, ein eigenes Logo und eine eigene Farbe.
- Berücksichtigt die Planung Urlaub?
- Ja, genehmigter Urlaub und Vertragsstunden fließen automatisch in die verfügbare Kapazität ein.
- Werden Urlaubssalden automatisch aktualisiert?
- Ja, genehmigte Urlaubsanträge werden sofort vom Saldo des jeweiligen Jahres abgezogen.
- Sieht der KI-Assistent Daten anderer Kunden?
- Nein. Der Assistent arbeitet ausschließlich in Ihrer eigenen Umgebung (Tenant) und respektiert die Rechte des angemeldeten Benutzers.
- Kann ein Mitarbeiter über den Assistenten die Zahlen von Kollegen sehen?
- Nein. Rechte gelten pro Funktion: ein Mitarbeiter erhält nur seine eigenen Stunden, und Übersichten, die in der App Administratoren vorbehalten sind, etwa unfertige Leistungen und fehlende Stunden im ganzen Team, werden ihm gar nicht erst angeboten.
- Kann ich meinen eigenen KI-Assistenten anbinden?
- Ja, auf zwei Wegen. In Claude.ai oder ChatGPT fügen Sie Horixa als Connector hinzu: tragen Sie https://horixa.nl/api/mcp ein, melden Sie sich mit Ihrem Horixa-Konto an und bestätigen Sie den Zugriff. Das läuft über OAuth 2.1, es ist also kein Schlüssel im Spiel und Sie können den Zugriff genauso einfach wieder entziehen. In Claude Code, Cursor oder einem anderen Werkzeug verbinden Sie sich stattdessen mit einem Horixa-API-Key. Beide Wege sind rein lesend und bleiben innerhalb der Rechte des Benutzers beziehungsweise der Scopes des Schlüssels.
- Nimmt der KI-Assistent selbst Änderungen vor?
- Nein, der Assistent ist rein lesend. Er beantwortet Fragen zu Ihren Daten, ändert aber nie etwas.
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